V mnogih jurisdikcijah so zaslišanja mestne hiše in zonskih odborov odprta za javnost. Mestni zapisničar je morda odgovoren za določitev dnevnih redov teh sestankov, zapisovanje teh dogodkov in jih nato zabeleži kot javne evidence. On ali ona je morda zadolžen tudi za nekatere računovodske funkcije, vodenje obveznosti do računov, terjatev in plačilne liste zaposlenih za občino. V nekaterih primerih lahko tisti, ki opravljajo ta delovna mesta javnih uslužbencev, podpišejo uradne pogodbe ali pripravijo korespondenco v imenu svoje občine.
Nekateri mestni sveti se redno sestajajo, na katerih razpravljajo o novih odlokih ali razvojnih programih. Preden se ti sestanki zgodijo, je mestni zapisničar običajno odgovoren za načrtovanje časa in kraja tega dogodka ter nato obveščanje medijev in javnosti. On ali ona je na teh srečanjih pri roki in pomaga olajšati razprave med mestnimi uradniki in lokalnimi državljani. Ta posameznik običajno pisno beleži te razprave, da ustvari pravni zapis postopka, imenovan zapisnik. Po zaključku seje se uradno poročilo na podlagi teh zapisnikov običajno vloži kot del mestne javne evidence.
Poleg posredovanja sestankov je mestni registrator običajno zadolžen za mestno računovodstvo. On ali ona je morda odgovoren za beleženje prejemkov od davkov ali posebnih dovoljenj in nato dajanje teh informacij na voljo javnosti. Uslužbenec je običajno odgovoren za vplačilo na bančni račun v imenu mesta in pisanje čekov za stvari, kot so računi za komunalne storitve ali zavarovalne premije. Morda bo potrebno tudi načrtovanje plačilne liste in izdajanje plač mestnim delavcem, kot so gasilski policisti.
Ko mora mestna uprava izvesti pogodbo, mestni zapisničar pogosto obravnava podrobnosti. To bi lahko vključevalo odgovornost za posodabljanje zavarovalnih polic ali podizvajalska popravila ulic podjetju za tlakovanje. Kot uradni zastopnik lahko zapisničar pogosto osebno podpiše te dokumente in je lahko celo pooblaščen, da jih žigosa z uradnim mestnim pečatom.
Mestni zapisničar se včasih lahko dopisuje s prebivalci glede različnih pravnih vprašanj. To je lahko posledica kršitve mestnega odloka, neplačevanja davkov ali težav z določanjem con. Mestni matični uradnik je lahko odgovoren za pripravo teh pisem in jih lahko izroči prejemnikom, če so zahteve izjemno nujne.