V večini jurisdikcij je vse, kar se zgodi v sodni zadevi, zabeleženo na tako imenovanem spisku. Vsako sodišče ima praviloma osebo, ki je odgovorna za vpis podatkov v sodni list za posamezno zadevo. Sodni referent, kot ga imenujejo, bo na splošno imel v sodni pisarni različne pisarniške naloge, katerih načelo je, da vzdržuje spise v vsakem spisu zadeve in v računalniškem sistemu sodišča, če je primerno.
Zaposleni, ki delajo v sodni pisarni, se lahko nekoliko razlikujejo glede na pristojnost; vendar je v večini sodnih pisarn nekaj ključnih zaposlenih. Večina sodišč ima sodnega izvršitelja, katerega naloga je skrbeti za red na sodišču, sodnega poročevalca, ki beleži postopke, in sodnega referenta, ki vodi sodne spise. Glede na velikost sodišča lahko sodni referent opravlja tudi druge tajniške naloge ali pa se osredotoča le na vzdrževanje spisov.
Ko se odpre sodni postopek, je treba ustvariti fizični spis, ki bo spremljal vse vloge v zadevi. Na številnih sodiščih se na računalniškem sistemu sodišča ustvari tudi elektronski spis. Eden prvih dokumentov, ki se vložijo v datoteko, bo list. Obrazec je preprosto kos papirja, ki omogoča, da se vodi evidenca o vsem, kar se dogaja v zadevi, in datumu, ko se je to zgodilo.
Ko se vloga vloži v sodni zadevi, mora stranka, ki je vložila tožbo, praviloma predložiti tožbo referentu. Referent bo nato dokument žigosal z datumom in uro, ko je bil vložen. Izvirni dokument se lahko nato vloži neposredno v spis ali posreduje sodniku v pregled, odvisno od tega, kaj je vložena vloga. Morda bo treba vlog vpisati tudi v računalniški sistem evidence sodišča.
Poleg vodenja evidence dokumentov, vloženih v zadevi, lahko spisek vsebuje tudi povzetek sodnih postopkov. Na primer, če se opravi začetno zaslišanje ali predobravnavni zaslišanje, bi bil v spisu naveden osnovni povzetek tega, kar se je zgodilo na zaslišanju. Zapisnik je odgovoren za vnos povzetka postopka vsakič, ko je zadeva na sodišču. Ko se zadeva konča, je za pravilno zaprtje spisa odgovoren uradnik.