Arhivar je informacijski strokovnjak, podoben kustosom in knjižničarjem. Arhivisti identificirajo, zbirajo, organizirajo, beležijo, opisujejo, ohranjajo in prikazujejo gradiva, ki so zgodovinske vrednosti. V bistvu je glavna naloga arhivista, da na povezan način predstavi pristne in relevantne rezine zgodovine.
Arhivisti dobro poznajo časovno obdobje in/ali temo zbirke, ki jo arhivirajo. Raziskujejo in pridobivajo predmete, da se prepričajo, da je identifikacija vsega arhivskega gradiva jasna. Arhivar izbere predmete, ki ustrezajo zbirki organizacije. Arhivisti morajo voditi podrobne evidence o osebah, krajih in datumih, ki so vključeni v izbrane predmete za arhiviranje. Ti predmeti so lahko ročno napisani zapiski, fotografije, film ali številni drugi možni materiali.
Opisi predmetov, ki jih zbirajo, se lahko objavijo na spletnih straneh podjetij ali drugih javnih lokacijah ali pa se uporabljajo v muzejih. Večino teh opisov običajno napiše arhivist. On ali ona mora skrbno zabeležiti in dokumentirati vse podrobnosti vsakega arhivskega predmeta v zbirki. Hranjenje je še ena odgovornost arhivistov. Poznajo metode shranjevanja ravnega papirja in tridimenzionalnih materialov.
Arhivar mora zbrane predmete prikazati na logičen, informativen način. Nekateri arhivisti trdijo, da bi morala zbirka arhivskih predmetov vedno pripovedovati povezano zgodbo o svojem predmetu in določenem časovnem obdobju. Od arhivistov se zahteva strokovna skrb pri svojem delu in etičnost ter strokovno selekcija pri izbiri kakovostnega arhivskega blaga. Arhivisti vedno iščejo arhiviranje uporabnih predmetov in si prizadevajo skrbno izbrati zgodovinsko gradivo.
Obstajata dve glavni vrsti arhiviranih zbirk: krožeče in nekrožne. Zbirke, ki niso v obtoku, se lahko arhivirajo znotraj določenega podjetja ali organizacije. Krožeče zgodovinske zbirke so razstavljene javnosti, vendar so običajno skrbno ohranjene, tako da se jih ni mogoče neposredno dotakniti. Arhivisti ne porabijo vsega svojega delovnega časa za arhiviranje gradiva, ampak se običajno tudi redno udeležujejo sestankov in dogodkov v industriji. Arhivar pogosto vodi osebje, ki mu pomaga pri zapisovanju in ohranjanju zgodovinskih dokumentov.
Naloge arhivista je mogoče primerjati z dolžnostmi knjižničarjev, saj lahko obe vrsti informacijskih strokovnjakov zbirata, hranita in razstavljata gradivo za organiziran javni ali zasebni dostop. Delovne naloge arhivistov in kustosov so podobne tudi po tem, da oba delata z različnimi oblikami, velikostmi in kategorijami gradiva. Vendar arhivisti gradivo opisujejo precej drugače kot knjižničarji; običajno delajo tudi z avdio-vizualnimi formati, s katerimi kustosi običajno ne.