Naloga indekserja dokumentov je, da razvrsti in razvrsti dokumente, tako da jih je mogoče enostavno pridobiti za poznejši ogled. Ti posamezniki lahko delajo v različnih okoljih, vključno z vladnimi agencijami, bolnišnicami in univerzami. Za dobro opravljanje tega dela je običajno potrebna oseba, ki je izjemno organizirana in sposobna za samostojno delo. Na splošno delovne naloge indekserja dokumentov vključujejo razvrščanje novih dokumentov, pridobivanje obstoječih dokumentov, odstranjevanje nepotrebnih dokumentov, odgovarjanje na poizvedbe in opravljanje različnih pisarniških nalog.
Ena najpomembnejših nalog indekserja dokumentov je razvrščanje novih dokumentov in njihovo umestitev na njihova prava mesta. Na primer, če dela na univerzi, lahko indeksator dokumentov razvrsti študentske evidence in jih razvrsti po abecedi. Če dela na sodišču, bi lahko uredil kazenske evidence. Ta praksa od posameznika zahteva, da sledi smernicam na delovnem mestu in ohranja natančnost. Dokument, ki je postavljen na napačno območje, lahko povzroči težave v prihodnosti.
Pridobivanje obstoječih dokumentov igra tudi veliko vlogo pri tem položaju. Kadar koli si mora oseba ogledati dokument, je odgovornost indekserja dokumenta, da ga hitro pridobi. V primeru univerze bo morda moral pridobiti študentove datoteke, da ugotovi, katere razrede je treba opraviti v naslednjem semestru. Zato je tako pomembno, da je indeksator dokumentov organiziran in pravilno razvrščen vse dokumente.
Da preprečite nered in ohranite red, je odstranitev nepotrebnih dokumentov še ena delovna dolžnost. To običajno vključuje odpravo potečenih dokumentov, ki niso več pomembni. Primer bi bil odstranitev študentskih evidenc po tem, ko študent diplomira. V nekaterih primerih se te datoteke prenesejo v ločen koš. V drugih jih bo indeksator dokumentov uničil v skladu s protokolom podjetja.
Poleg tega bo pogosto moral odgovarjati na poizvedbe v zvezi z določenimi dokumenti. To lahko vključuje vprašanja javnosti, sodelavcev ali nadzornikov. Ko se to zgodi, mora indekser dokumentov poiskati pravi dokument in zagotoviti odgovore. Ta vidik dela od posameznika zahteva nekaj medosebnih veščin.
Poleg tega bo indekser dokumentov odgovoren tudi za opravljanje različnih pisarniških nalog. Morda bo moral na primer odgovarjati na telefonske klice, pošiljati fakse ali prinesti pošto ustreznim osebam. Če je delovno mesto bolj zasedeno kot običajno, bo morda moral pomagati tajnici ali drugim oddelkom. Posledično mora biti vsestranski in sposoben improvizirati, kadar je to potrebno.