Ker se zdaj toliko poslov izvaja prek e-pošte, je razumevanje bontona poslovne e-pošte zelo pomembno. Nekaj smernic, ki si jih je treba zapomniti, je poznati svoje občinstvo, naj bo komunikacija kratka in jedrnata ter naj bo poslovna pošta podobna običajni poslovni pošti. V teh smernicah za poslovni e-poštni bonton je več izjem.
Če odgovarjate na poizvedbo o zaposlitvi ali poslovno objavo, se prepričajte, da se, kadar je mogoče, prepričate, ali lahko pošljete priloge. Poslovna e-pošta kot odgovor na oglas za zaposlitev bi morala biti v bistvu spremno pismo. V večini oglasov bo navedeno, ali je treba priložiti življenjepis ali ga izrezati in prilepiti. Nekatera podjetja ne bodo odprla prilog in bodo izbrisala e-pošto s prilogami.
Če je priloga sprejemljiva, se prepričajte, da ni dolga. Pošiljanje vsega, kar presega 150, se v večini primerov šteje za veliko kršitev bontona poslovne e-pošte. Vendar pa lahko projekt, pri katerem delata dve osebi, občasno zahteva grafiko ali projektne datoteke, ki zavzamejo več prostora. Preprosto preverite, ali poslovni sodelavec želi, da se ti pošljejo po e-pošti. Morda bo imel raje kopijo polžjega poštnega diska, da bi zmanjšal, koliko časa je potrebno za nalaganje e-pošte.
Bonton poslovne e-pošte predlaga uporabo formalnosti pri nagovarjanju ljudi. Na splošno nagovarjajte ljudi tako, kot bi se, če bi se z osebo pogovarjali. Če nekdo običajno nekoga naslavlja kot g. Brown, ne začnite pisma z imenom g. Browna. Če človek običajno kliče gospoda Browna po njegovem imenu, bonton poslovne e-pošte dovoljuje manj uraden naslov.
Če nekdo ne pozna poročenega statusa ženske, bonton poslovne e-pošte predlaga izraz gospa. Izjema je e-pošta zdravnikom. V tem primeru uporabite uradni naziv dr.
Bodite prepričani, da vključite posebno zadevo glede vsebine e-pošte. To je lahko »Odgovori na objavo za delovno mesto #1351 na Craigovem seznamu« ali »Sestanemo ta teden, da razpravljamo o naših možnostih.« Prepričajte se, da tema odraža gradivo, ki ga nameravate predstaviti.
Poslovna e-pošta ne potrebuje kreativnih ločil, nasmehov ali drugih razcvetov, ki se lahko pojavijo v priložnostni e-pošti med prijatelji. Prav tako ne sme biti okrajšav za klepet. Dva tesna poslovna sodelavca ju lahko vključita v svoja e-poštna sporočila, vendar je na splošno bolje formalno.
Če želite zmanjšati prostor, ne citirajte vsega gradiva, ki ga je poslal nekdo drug. Izrežite, prilepite in citirajte le kratke dele materiala, kadar je to potrebno. Če gradivo ni relevantno, izbrišite citirano gradivo, preden odgovorite na sporočilo. Prav tako naj bo lastno gradivo kratko in jedrnato.
Poslovna e-pošta poleg tega zahteva, da komunicirate z dobro slovnico, dobro sestavljenimi stavki in pravilno črkovanimi besedami. Če človek na teh področjih ni močan, je komunikacija lahko videti precej neumna in se zdi manj inteligenten. Bodite prepričani, da preverite črkovanje in slovnico gradiva, nato pa ga ponovno preberite na glas, da se prepričate, da je smiselno. Če slovnica še vedno ostaja težava, razmislite o tečaju poslovnega pisanja, ki bo pomagal izboljšati pisno komunikacijo.
Nazadnje, ne dodajajte poslovnih sodelavcev na seznam za šale. To je očitna kršitev bontona poslovne e-pošte. Če delate z nekom, ki uživa v šalah, prosite za njegovo zasebno e-pošto, da ga dodate na svoj seznam. Prav tako nikoli ne posredujte verižne pošte poslovnemu sodelavcu. Če prejmete opozorilo o virusu, preverite spletna mesta za prevaro, preden ga pošljete poslovnim sodelavcem. Večina opozoril o virusih, poslanih po e-pošti, je prevara in povzroča nepotreben alarm ali zavzema prostor v nabiralniku, ki bi moral biti poslovno usmerjen.
SmartAsset.