Zapisniki so zapiski, ki se vodijo kot način vodenja evidence sestanka podjetja ali skupine. Običajno jih snema ena imenovana oseba, čeprav se to lahko spreminja od sestanka do sestanka. Zapisnik sestanka mora vsebovati informacije o tem, kje in kdaj je bil sestanek, kdo se ga je udeležil, o čem se je razpravljalo na sestanku ter o morebitnih sprejetih dogovorih in odločitvah.
Poleg poslovne vsebine se oblika zapisnika običajno ne spreminja od sestanka do sestanka. Zapisnik se mora začeti s krajem seje in datumom seje. Prav tako je treba zabeležiti čas sestanka, skupaj z imenom podjetja ali združenja. Osebe, ki so prisotne na sestanku, je treba zabeležiti, kot tudi tiste, ki so odsotni. Zapisnik seje se običajno razdeli tako odsotnim kot navzočim delegatom.
Naslednja točka bo potrditev zapisnika zadnje seje. Prav tako bi moral biti oddelek posebej za vse zadeve, ki se pojavijo v zvezi z zapisnikom zadnje seje. Običajno bodo imeli člani, ki so bili odsotni na zadnjem sestanku, nekaj točk.
Naslednje v zapisniku bodo točke dnevnega reda. Ti bodo upoštevali glavne točke, o katerih bodo razpravljali na sestanku. Na tej točki bodo zabeleženi tudi sprejeti sklepi in dogovori.
Oseba, ki piše zapisnik, naj ne poskuša zabeležiti vsake točke ali razprave na sestanku. Ti zapiski niso natančna kopija vsake izrečene besede in zabeležiti je treba le pomembne odločitve in dogovore. Zapisnik mora vsebovati tudi ime vsake osebe, ki poda predlog ali poslovno točko.
Zapisnik sestanka mora vsebovati, kateri udeleženci so bili za ali proti določenim odločitvam in dogovorom. Če se o določenem vprašanju glasuje, mora zapisnik zapisati, kdo je glasoval za ali proti, ter imena vzdržanih in način glasovanja.
Ena od končnih točk bi morala biti vsak drugi poslovni predlog. To daje ljudem možnost, da izrazijo svoja stališča ali dajo točke drugim delegatom. Na koncu je treba zabeležiti datum, kraj in čas naslednjega sestanka ter ime osebe, ki vodi zapisnik.
Zapisnik sestanka je treba natipkati čim prej po sestanku, da ostanejo točke sveže v mislih osebe, ki je naredila zapiske. Izvod zapisnika je treba razdeliti vsem članom skupine – tako tistim, ki so se udeležili, kot tistim, ki so bili odsotni – pred naslednjo sejo. To bo dalo članom dovolj časa za pripravo.