Zunanje izvajanje plač je poslovna praksa, ki vključuje sklenitev pogodbe s poslovno službo za opravljanje vseh funkcij, povezanih s plačilno listo podjetja. Uporaba storitve zunanjega izvajanja omogoča upravljanje postopka obračunavanja plač brez potrebe po vzdrževanju velikega oddelka za obračun plač. Ponudniki plačilnih storitev upravljajo tako raznolike funkcije, kot so obračun plač, zadržanje davkov, razdelitev zadržanih sredstev ustreznim vladnim agencijam in neposredno polaganje neto plače na bančne račune zaposlenih.
Obstaja veliko razlogov, zakaj se lahko podjetje odloči za možnost zunanjega izvajanja plač. Najpogostejši je prihranek časa in denarja pri opravljanju finančnih nalog, povezanih s plačilno listo. S sklenitvijo pogodbe z zunanjim prodajalcem je možno ekipo za obračun plač omejiti na enega ali dva posameznika v podjetju. Pogosto sta ti dve določeni osebi pooblaščeni za posredovanje osnovnih podatkov službi za obračun plač, ki nato obravnava preostale podrobnosti. Posledično ni treba, da bi kdorkoli večino delovnega tedna porabil za izračun urnih plač, davkov in reševanje različnih vrst težav z odtegljaji.
Ker večina storitev zunanjega izvajanja plač ponuja možnost rezanja čekov ali neposrednega depozita, lahko vsak zaposleni izbere, kateri format mu je ljubši. Ko so čeki izbrani, jih običajno pošljejo po kurirju stranki, ki jih nato razdeli zaposlenim. V primerih, ko je izbrana možnost neposrednega depozita, zaposleni pogosto ugotovijo, da je njihov denar knjižen na njihov račun zvečer pred dejanskim datumom plačila ali zgodaj na standardni datum plačila.
Druga prednost uporabe storitve zunanjega izvajanja plač je, da delodajalcu ni treba slediti spremembam predpisov, ki vplivajo na izračun davkov. Ker storitev zunanjega izvajanja nenehno posodablja svoje podatke v skladu z veljavno zakonodajo, delodajalcu nikoli ni treba skrbeti za zamude in druge kazni zaradi nepravilnega izračuna zapadlih davkov. Že sama ta ugodnost lahko veliki korporaciji prihrani veliko denarja v enem letu.
Zunanje izvajanje plač tudi preprečuje delodajalcu, da bi se spoprijel s tehnološkimi težavami. Ker se plačilna lista obdeluje zunaj podjetja, nikoli ni treba nadgraditi programske opreme za obračun plač ali porabiti čas in denar za napake v programu ali strojni opremi ali katero koli od sistemskih težav, ki se lahko pojavijo in upočasnijo postopek obračunavanja plač. Zaradi tega so zaposleni dosledno pravočasno plačani in so zadovoljni.
Medtem ko zunanje izvajanje plače pomeni redno nastajanje drugih poslovnih stroškov, celo mala podjetja pogosto ugotovijo, da uporaba te vrste storitev vsak mesec prihrani čas in denar. Večina ponudnikov zunanjih izvajalcev bo ponudila več različnih načrtov plače, ki bodo verjetno idealni za podjetja različnih velikosti. Z vidika priročnosti je posodabljanje evidenc o plačilnih listih in natančno vzdrževanje odtegljaja smiselno uporabiti storitev zunanjega izvajanja plačil.
SmartAsset.