Zmanjševanje podatkov je izraz, ki se nanaša na poslovno prakso zbiranja, analiziranja in končno preoblikovanja ogromnih količin podatkov v vrsto povzetih poročil. Ideja postopka zmanjševanja podatkov je zagotoviti popolno, čeprav nekoliko poenostavljeno obliko, ki jo je mogoče relativno enostavno uporabiti v poslovnih okoljih. Uporabi se lahko več različnih pristopov k procesu, pri čemer je izbor tehnik in sistemov za zmanjševanje podatkov odvisen od narave podatkov in od tega, kako je treba strukturirati ta povzetka poročil, da se zagotovi popolna in izčrpna predstavitev teh podatkov.
Ena od primarnih nalog vsake vrste prizadevanj za zmanjšanje podatkov je organizacija vseh podatkov, zbranih za ta namen. Včasih se ta del procesa osredotoča na vzpostavitev nekakšnega reda podatkov, ki vključuje dosledno določanje prednostnih nalog z uporabo dobro opredeljenih meril za pomoč pri dejavnosti. Glede na vrsto zadevnih podatkov ni nenavadno, da se nekatere številke zaokrožijo, da bi olajšali delo z informacijami med povzemanjem. Nazadnje, razporeditev podatkov v tabele, stolpčna poročila ali druge vrste označevanja ali oblikovanja bo morda potrebna, da se prejemnikom poročil omogoči, da relativno enostavno sledijo logistiki poenostavljenih informacij.
V preteklih časih je bil proces pregledovanja razpoložljivih podatkov ter razvrščanja in organiziranja informacij v uporabne oblike ročno. Odvisno od količine vključenih podatkov in ciljne publike za te podatke lahko postopek traja mesece ali celo leta. Zahvaljujoč ustvarjanju današnjih programskih paketov, ki so zasnovani za obdelavo podatkov v različnih formatih, je mogoče poročila pripraviti v dneh ali tednih. Večina vrst programske opreme lahko črpa informacije iz številnih različnih zbirk podatkov in pomaga pri postopku razvrščanja, zaradi česar je priprava poenostavljenih podatkov, ki so uporabni in lahko razumljivi, veliko lažja in hitrejša.
Uporaba metod za urejanje podatkov za poenostavitev informacij za predstavitev v poročila, ki jih je enostavno brati, je pomembna za podjetja skoraj vseh velikosti. Uporabljeni sistemi za zmanjševanje podatkov lahko pomagajo pri pripravi poročil o učinkovitosti in proizvodnji, ki so v pomoč vodjem, ali pomagajo prodajnim silam pri boljšem razumevanju učinkovitosti trenutnih kampanj ali prodajnih postopkov, ki jih zahteva podjetje. Urejanje in kodiranje podatkov se lahko izkažeta tudi v pomoč, ko gre za predstavitev potenciala, povezanega z lansiranjem novega izdelka, vlagateljem.
SmartAsset.