Življenjski cikel zapisa opisuje vsako fazo dokumenta, od nastanka do uničenja. Podjetjem in agencijam pomaga načrtovati shranjevanje, zaščito, iskanje in uničenje informacij na različnih stopnjah. Sistemi za upravljanje življenjskega cikla zapisov običajno nadzorujejo velike količine informacij na priročen in varen način.
Načrtovanje se običajno izvede pred izvajanjem procesov upravljanja življenjskega cikla zapisov. Vključevanje postopkov v dnevne rutine vodi evidenco pod nadzorom in varno. To načrtovanje običajno vključuje tehnike za zbiranje, organizacijo, vzdrževanje in odlaganje v celotnem življenjskem ciklu dokumentov.
Opredelitev zapisov vključuje fotografije, grafike, zemljevide, filme in trakove, tako zvočne kot vizualne. Zapis je enak vsemu, kar je mogoče reproducirati, običajno s pomočjo druge opreme. Opredeljuje podatke znotraj organizacije ali iz zunanjih virov, zapis pa je lahko uraden ali neuraden. Uradni zapisi običajno označujejo informacije z določeno življenjsko dobo.
Uradne evidence vključujejo finančne dokumente javne agencije, skupaj z vsemi drugimi informacijami, ki jih zakon opredeljuje kot javna evidenca. Pravne informacije, ki bi se lahko uporabile na sodišču, bi lahko spadale tudi v klasifikacijo uradne evidence, ki bi jo bilo treba hraniti. Zakoni v številnih jurisdikcijah določajo časovne okvire za hrambo uradnih evidenc, kot so sodni zapisi.
Zapisi so ustvarjeni iz e-pošte, posnetih telefonskih klicev, natisnjenih dokumentov in drugih podatkov, ki prikazujejo, kako so se odločitve razvijale. Vse, kar bi lahko bilo koristno za podjetje ali organizacijo v prihodnosti, se običajno hrani v skladu z življenjskim ciklom zapisa. Z napredkom tehnologije podjetja običajno shranjujejo zapise v elektronski obliki, da odpravijo potrebo po papirnih prostorih za shranjevanje.
Organiziranje informacij in določanje dejavnikov njihove uporabe v upravljanje življenjskega cikla zapisov. Zapis je treba katalogizirati ali shraniti za enostavno iskanje, ko je to potrebno ali zahtevano. Obrazci, korespondenca in podvojene kopije so običajno shranjene z uporabo sistema arhiviranja, ki je enostaven za razumevanje in krmarjenje.
Ti zapisi zahtevajo tudi načrt vzdrževanja in zaščite, zlasti za podatke, ki predstavljajo dragocene informacije s trajnim življenjskim ciklom zapisov. V mnogih regijah so zapisi z zgodovinsko vrednostjo arhivirani v državnih repozitorijih. Primeri teh dokumentov vključujejo evidenco rojstva in smrti ter predsedniške dokumente.
Ko podatki dosežejo konec svojega življenjskega cikla, je uničenje dovoljeno. Odstranitev je lahko primerna za osnutke dokumentov ali materialov, ki se uporabljajo za pripravo uradnih evidenc. Dvojniki se lahko uničijo tudi po tem, ko je original v neki obliki ohranjen. Nekatera podjetja uporabljajo neodvisne ponudnike storitev za spremljanje življenjske dobe zapisa.
SmartAsset.