Pošiljki je priložen dokument o prevzemu, v katerem so podrobno navedene bistvene informacije in povezane plačilne obveznosti. Takšni dokumenti vsebujejo seznam vsega v pošiljki, s posebnimi opombami, če je potrebno, in skupni znesek. To lahko vključuje stroške za izdelke skupaj s stroški pošiljanja in manipulacije. Kupci in prodajalci se lahko sklicujejo na svoje evidence, da potrdijo, da se ujemajo pri oddaji plačil in opravljanju drugih dejavnosti. Edinstvene referenčne številke jim omogočajo, da komunicirajo o sporih in drugih vprašanjih.
Kupci skupaj s pošiljko prejmejo kopijo prevzemnega dokumenta. Običajno opisuje popolne kontaktne podatke za kupca in prodajalca, skupaj s tem, kaj je bilo v pošiljki. Če je prodajalec moral opraviti zamenjavo ali dati izdelke nazaj na naročilo, je to mogoče zapisati v dokumentaciji. Zakon lahko zahteva druga razkritja, vključno s plačilnimi pogoji. Številna podjetja uporabljajo standardizirane obrazce za zagotovitev, da bodo prisotne vse zakonsko zahtevane informacije.
Dokumentacija obvešča kupce, koliko denarja zapade, ter podaja podatke o roku in kam ga oddati. Služijo lahko tudi kot uradni dokaz o prenosu lastništva. S prevzemom pošiljke in prevzemnega dokumenta se kupec strinja tudi s plačilom. Če pride do težave s pošiljko, bo kupec morda moral vložiti zahtevek v določenem časovnem obdobju, da je upravičen do odškodnine, na primer znižanje računa, ki odraža dejstvo, da pošiljka ni bila popolna.
Poleg kupcev in prodajalcev si bodo ta dokument morda želeli ogledati tudi druge stranke. Kupci, ki nameravajo na primer uporabiti kreditno linijo za plačilo, bodo morda morali predložiti dokument o prevzemu, ki dokazuje, da se je pošiljka zgodila, in predložiti dokumentacijo. Z vidika banke je to lahko pomembno, če bo kupec pozneje poskušal izpodbijati plačilo. Podobno lahko zastopniki zavarovalnic zahtevajo kopije, tako kot inšpektorji za ladijski promet, ki potrebujejo dokumentacijo o tem, kaj poteka skozi njihova pristanišča.
Takšni obrazci so pogosto izdelani v več izvodih, da se prodajalcem omogoči, da obdržijo svoje kopije, hkrati pa kupcem zagotovijo večkratnike za evidenco, predložitev s plačilom in oddajo ponudb regulativnim agencijam, če je potrebno. Kupci se morajo prepričati, da so kopije dokumentov o prevzemu, ki jih prejmejo, točne in popolne, z vsemi potrebnimi informacijami. Če obstajajo neskladja, lahko to sporočijo prodajalcem. Priporočamo, da takšne dokumente obdržite za dokazilo o transakciji v primeru sporov o lastništvu, plačilu, davčnih obveznostih in drugih vprašanjih.