Splošna zbirka podatkov je zbirka informacij, urejenih v obliki tabele, ki vsebuje informacije o določenem vidiku sistema ali organizacije. Na primer, ena pogosta funkcija, ki bi jo verjetno služila baza podatkov, je kot zbirka evidence zaposlenih, ki vsebuje ime, datum rojstva in druge pomembne informacije o ljudeh, ki delajo v podjetju. Baza podatkov o materialih je posebna vrsta baze podatkov, ki se uporablja za hranjenje informacij o razvoju, načrtovanju, eksperimentalnih rezultatih in standardih, ki se uporabljajo za industrijske materiale.
Na primer, baza podatkov o materialih za podjetje za dobavo kemikalij lahko vsebuje informacije o najnovejšem razvoju izdelkov podjetja, formulah, ki so jih že preizkusili in preizkusili, ter splošne standarde in sklope pravil za načrtovanje novih kemičnih spojin. Postavitev vseh teh informacij v zbirko podatkov omogoča vsem v organizaciji, da delijo skupno perspektivo, kar zagotavlja doslednost standardov v celotni organizaciji.
Poleg tega pogoste posodobitve baze podatkov o materialih zagotavljajo skoraj takojšnje povratne informacije v različnih oddelkih podjetja. Brez baze podatkov o delovnih materialih, če oddelek X dokonča delo na določenem projektu, bo oddelek Y izvedel za to šele veliko pozneje. Z bazo podatkov o delovnih materialih bo oddelek Y imel te informacije v trenutku, ko bo dostopal in preveril najnovejše zapise eksperimentalnih rezultatov v sistemu. To poenostavi komunikacijo v celotnem podjetju, zmanjša odvečnost pri testiranju in odpravi odpadke med razvojnim ciklom.
Prej je bila zbirka podatkov o materialih shranjena in omejena na notranjo mrežo podjetja. To je zmanjšalo učinkovitost baz podatkov za organizacije z več sedeži po vsem svetu, saj bi vsaka posamezna lokacija za raziskave delovala avtonomno od drugih. S prihodom interneta kot izvedljivega mesta za shranjevanje občutljivih informacij je mogoče sodobne zbirke podatkov o materialih shraniti ali dostopati na spletu. To povezuje vse različne lokacije organizacije, kar pomaga dodatno znižati stroške.
Do informacij v podatkovni bazi materialov se dostopa prek standardnega jezika strukturiranih poizvedb (SQL). SQL je programski jezik, ki se uporablja za pridobivanje določenih informacij iz baze podatkov na podlagi uporabniških meril. Na primer, z uporabo SQL lahko uporabnik baze podatkov o materialih zlahka zahteva rezultate vseh testov na “Projektu X” med poljubnim obsegom datumov. Te informacije so prikazane na zaslonu v obliki tabele, v kateri so navedeni vsi zapisi v bazi podatkov, ki ustrezajo želenim kriterijem.