Baza podatkov delovnega toka je prostor za ustvarjanje, revizijo in promocijo delov dela v sistemu. Na splošno se uporablja za upravljanje projekta z več uporabniki znotraj skupnega virtualnega delovnega prostora ali centraliziranega orodja. Ko je del podatkov ali dokumentacije ustvarjen in se premika skozi sistem za razvoj in odobritev pred dostavo stranki, je lahko zbirka podatkov o delovnem toku še posebej v pomoč pri upravljanju dodeljevanja nalog in spremljanju rokov v vsaki fazi.
Na splošno je baza podatkov lahko prostor za shranjevanje informacij. Ne glede na to, ali gre za številne majhne koščke informacij, ki se združujejo v večji sistem, ali pa gre za en velik razvoj, ki zahteva več vnosov, podatkovna baza delovnega toka zagotavlja sredstvo za interakcijo s podatki. Včasih je zbirka podatkov orodje samo za pridobivanje informacij, če pa se uporablja za potek dela, lahko postane glavni prostor za podjetje ali projekt.
Opravljanje nalog v podatkovni bazi delovnega toka se pogosto začne z ocenjevanjem potreb projektov, ugotavljanjem tistih, ki potrebujejo dostop do določenih funkcij, in ustvarjanjem dejanske baze podatkov. Običajno je mogoče vse tradicionalne sisteme delovnega toka, ki so na voljo v podjetju, prenesti na računalniško platformo. Če je bila na primer risba zasnove strojne opreme ali kos programske opreme ustvarjena na posameznem osebnem računalniku in nato postavljena na skupno lokacijo v omrežju podjetja, bi lahko znotraj baze podatkov delovnega toka ustvarili to isto risbo in jo postavili v delovno območje, podobno skupni pogon. Tisti, ki imajo dovoljenje za prijavo v območje, si lahko ogledajo ali manipulirajo z risbo.
Ko se del podatkov premika skozi sistem za dodatke in izboljšave ter pogosto za integracijo v večji izdelek, se lahko za premikanje dela uporabi baza podatkov delovnega toka. Osrednji koš ali mapa lahko vsebuje imena uporabnikov, od katerih ima vsak nalogo, ki jo mora dokončati do dokončanja izdelka. Ko se podatki začnejo, se lahko preverijo nazaj v glavno področje delovnega toka in dodelijo naslednji osebi, ki bo delala na tem. Ta posameznik ali oddelek bo opravil potrebne posodobitve in preveril podatke za dodelitev naslednjemu delavcu, ki bo nato podatke odobril in jih postavil v drugo področje baze podatkov.
Kot celoten sistem se lahko zbirka podatkov delovnega toka uporablja za ustvarjanje prve različice ali ponovitve elementa in lahko prenese element vse do postopka odobritve podpisa, kot je potrebno za dokončanje. Pogled na glavno organizacijsko strukturo za potek dela lahko pokaže razčlenitev, podobna razčlenitvi papirnega povzetka in pregleda projekta. Faze razvoja, roki za dostavo v podjetju in strankam ter odgovorne osebe po korakih do zaključka pogosto sestavljajo vmesnik prve strani baze podatkov delovnega toka. Posamezni uporabniki nato prejmejo obvestila ali preverijo naloge na svojih osebnih računalnikih, da pridobijo delo in dokončajo naloge v smeri skupnega delovnega cilja.
SmartAsset.