Izraz “podatkovni bazen” se nanaša na povezan niz vrednosti, pridobljenih iz centralizirane baze podatkov. Podatki so lahko kar koli, od informacij o dobavni verigi do evidenc zaposlenih. Podatke je mogoče ustvariti samodejno ali ročno za analizo z uporabo celotnega nabora podatkov ali podmnožice vrednosti. Programska oprema za bazo podatkov je zasnovana za upravljanje različnih funkcij, povezanih s podatkovnimi zbirkami, vključno s sinhronizacijo in preverjanjem informacij.
V zelo osnovnem smislu je vsak niz podatkov, zbranih za namene analize, zbirka podatkov. Način zbiranja podatkov lahko vpliva na točnost vrednosti znotraj bazena in s tem na izid analize. Če je nabor podatkov del preprostega kvantitativnega poskusa, ki ne vključuje velikega nabora podatkov, je lahko ročno zbiranje podatkov dokaj zanesljivo. Nasprotno, če je nabor podatkov velik, bo postopek samodejnega zbiranja podatkov najbolj natančen in natančen.
Natančnost in natančnost vrednosti, ki jih vsebuje nabor podatkov, je vedno pomembna, vendar je lahko nujna za nekatere panoge, ki se zanašajo na sledenje nadzorni verigi v dobavni verigi. Globalno omrežje za sinhronizacijo podatkov (GSDN) certificira podatkovne skupine in olajša postopek sinhronizacije podatkov z izvajanjem letne revizije vseh podatkovnih bazenov, certificiranih GDSN. Podatki o dobavni verigi, ki so zajeti v GDSN certificiranem podatkovnem bazenu, so vezani na globalno številko lokacije (GLN) in globalno številko trgovinske enote (GLIT). Ti dve številki se uporabljata za identifikacijo ustreznih lokacij in povezanih artiklov za trgovino, ko artikel prehaja skozi dobavno verigo od proizvajalca do potrošnika.
V drugih primerih programska oprema baze podatkov samodejno dostopa do podatkovnih področij, medtem ko se računalnik zažene ali med postopkom namestitve ali nadgradnje. Ti procesi vključujejo prenos in preverjanje informacij med bazami podatkov. Podatki, ki se prenašajo in preverjajo, so zbirka podatkov. Če med postopkom pride do napake podatkovnega bazena, je morda težava s podatki, na primer poškodovana zagonska datoteka, nepravilne nastavitve na trdem disku ali okvarjen trdi disk.
Za bazo podatkov po meri, ki vsebuje zapise zaposlenih ali pretekle podatke o temperaturi, je dostop do podatkovnega bazena lahko zaseben ali v skupni rabi. Zasebnega bazena ne more videti ali dostopati nihče drug kot skrbnik. Do skupnega bazena lahko dostopajo drugi, ki lahko dodajajo, urejajo ali odstranijo vrednosti. Podatke je mogoče vnašati samodejno, ročno in jih uvoziti ali izvoziti iz preglednice. S spletnim bazenom običajno upravlja skrbnik, vendar je v skupni rabi, tako da si lahko spletni uporabniki ogledujejo in izvažajo podatke za različne namene.