Večina podjetij obravnava zaupne podatke na določeni ravni. Ne glede na to, ali gre za poslovne skrivnosti, tržne strategije ali številke kreditnih kartic, ima podjetje razlog in pravico, da zaščiti svoje zaupne podatke, če so podatki zakoniti. Mnogi delodajalci zahtevajo, da novi zaposleni podpišejo pogodbo o zaupnosti zaposlitve, ki zagotavlja, da zaposleni ne bo razkril nobenih zaupnih informacij tako med zaposlitvijo kot po njej. Zavrnitev spoštovanja pogodbe o zaupnosti zaposlitve je lahko razlog za odpoved in v nekaterih primerih celo pravni postopek.
Pogodbe o zaupnosti zaposlitve se običajno podpišejo pred začetkom zaposlitve. To zagotavlja, da zaposleni ve, v kaj se spušča, in razume, da je delo dodeljeno pod pogojem, da podpiše pogodbo. Delodajalci bi morali poskrbeti, da bodo novemu zaposlenemu dali čas, da prebere pogodbo in biti pripravljeni odgovoriti na vsa vprašanja o naravi zaupnega gradiva na delovnem mestu.
Nekatere pogodbe o zaupnosti zaposlitve vsebujejo klavzulo, ki obravnava podatke o prejšnjih zaposlitvah. To je zelo pomembno tako za delavce kot delodajalce, saj ščiti integriteto obeh. Večina podjetij zahteva, da zaposleni spoštuje pravila o zaupnosti tudi po tem, ko zapusti delovno mesto na drugo delovno mesto; če novi delodajalec od zaposlenega zahteva, da krši zaupnost pri drugem delovnem mestu, je to neetično in včasih nezakonito. Klavzula o nekdanjem zaposlenem ščiti zaposlenega pred tem, da bi moral odgovarjati na ta vprašanja, in tudi ščiti podjetje pred obtožbami o kraji poslovnih skrivnosti z najemom delavca drugega podjetja.
Pomembno je razumeti, da podpis pogodbe o zaupnosti zaposlitve ne pomeni, da mora delavec molčati o nezakonitih dejavnostih. Čeprav ni nenavadno, da neetična podjetja delavcem grozijo z odpovedjo in tožbami zaradi razkritja nezakonitih poslovnih praks organom, ima zaposleni običajno pravno sredstvo proti takim dejanjem. Nekatere regije so sprejele zakone o “žvižgačih” za zaščito zaposlenih, ki razkrijejo nezakonite prakse ustreznim organom.
Če je pogodba o zaupnosti podpisana, morata kopijo dobiti tako delavec kot delodajalec. Na splošno bo podjetje dokument hranilo v kadrovski kartoteki skupaj z ostalo dokumentacijo o delavcu. Strokovnjaki priporočajo, da zaposleni obesijo tudi svojo kopijo in jo hranijo z drugimi pomembnimi dokumenti za lažji pregled.
Za delodajalce je pomembno, da delavce opozorijo na potrebo po zaupnosti. V primerih, ko ni jasno, katere informacije so zaupne, razmislite o tem, da bi vsa pomembna e-poštna sporočila, beležke in druge dokumente označili kot »zaupne«, da bi služili kot opomnik. Ta preprosta zadeva lahko prepreči nenamerno uhajanje informacij.
SmartAsset.