Zaključni agent je oseba ali podjetje, ki je zadolženo za usklajevanje različnih dejavnosti, potrebnih za dokončanje prodaje hiše ali druge vrste nepremičnine. Naloga te osebe je zagotoviti, da so vsi dokumenti in evidence pravilno izpolnjeni. Prav tako poskrbi, da so povezana sredstva pravilno izplačana. V bistvu deluje kot skrbnik, storitev, ki jo lahko opravlja le nevtralna stranka.
Zaključni agent ne deluje za kupca, prodajalca, nepremičninskega posrednika ali posojilodajalca. Namesto tega obravnava dokumentacijo in dejavnosti, ki so potrebne za vsako stranko pri prodaji/nakupu nepremičnine. Na primer, zaključni agent od vpletenega nepremičninskega posrednika zahteva kopije takih dokumentov, kot sta prodajna pogodba in termitski pregled. Glede na edinstvene podrobnosti posojila/prodaje lahko zahteva tudi informacije o odvetniku in dokumentacijo o garanciji za dom.
Zastopnik zavaruje tudi dokumentacijo od posojilodajalca in zahteva celoten paket posojila od subjekta, ki daje hipoteko. Prav tako pridobiva navodila za zapiranje in podrobnosti o izplačilu hipotekarnih sredstev. S to in drugo zahtevano dokumentacijo pri roki nato pripravi izjavo o poravnavi, zahtevane zaprisežene izjave, dokumente o posojilu in vrsto drugih potrebnih dokumentov za zaključek prodaje/hipoteke. V svoji dvojni vlogi depozitarja opravlja tudi preglede izplačil.
Ob zaključku posojila se agent sreča s posojilojemalcem, prodajalcem in njihovimi zastopniki. Na sestanku zaključni zastopnik poskrbi, da so vsi dokumenti, kot sta opomba in izjava o resnici v posoji, pravilno podpisani, prisotni in fotokopirani za distribucijo ustreznim strankam. Strankam po potrebi vrne izvirnike. Na primer, da kupcu/posojilojemalcu kopije vseh podpisanih dokumentov, vključno z vsemi zapriseženimi izjavami in dokumenti, ki jih je zagotovil posojilodajalec.
Zaključni agent poskrbi, da se kupec in prodajalec strinjata, da so papirji v redu. Nato pobere vse čeke, potrebne za kritje stroškov zapiranja in/ali depozitov. Odpre nov depozitni račun, če posojilodajalec krije posojilojemalčeve letne davke na nepremičnine in zavarovanje. Čeprav agent zbira čeke ob zaključku, običajno ne izplača sredstev v celoti, dokler transakcija ni zabeležena.
Po zaključku je naloga agenta, da zabeleži listino in hipoteko na ustreznem sodišču. Prvotni dokument se nato vrne novemu lastniku nepremičnine, originalni hipotekarni dokumenti pa se vrnejo posojilodajalcu. Nato pripravi lastniške police tako za novega lastnika kot za posojilodajalca. Običajno zastopnik vrne takšne dokumente po pošti.