Zaklepanje datotek je nadzorna funkcija, ki jo večina omrežnih skrbnikov in sistemskih inženirjev uporablja v operacijskem sistemu. Funkcija omogoča skrbnikom, da dodelijo posebne vrste dostopa do določenih datotek in omrežnih map. Posameznim uporabnikom računalnikov je lahko popolnoma omejen dostop do datotek, dostop za branje, dostop za branje in pisanje ali popoln dostop. Te vrste dovoljenj je mogoče nastaviti za podatke, ki so v skupni rabi v omrežju ali znotraj registra posameznih računalnikov za podatke, ki so shranjeni lokalno.
Ker računalniška omrežja povezujejo več uporabnikov s strežniki baz podatkov, ki lahko shranjujejo občutljive informacije, lahko zaklepanje datotek prepreči spreminjanje ali brisanje podatkov s strani nepooblaščenih posameznikov. Na primer, dva strokovnjaka za obračunavanje, ki delata v finančnem oddelku šolskega okoliša, bosta morda morala med seboj deliti več dokumentov. Zaradi omejitev shranjevanja lokalnih računalnikov se lahko ustvari omrežna mapa v skupni rabi, pri čemer je dostop za branje in pisanje odobren samo dvema strokovnjakoma za obračunavanje.
Ko posameznik ustvari dokument in ga shrani kot datoteko na svojem lokalnem računalniku, bo morda lahko uporabil možnost zaklepanja datotek programa za omejitev dostopa. To se običajno naredi, če bo dokument v skupni rabi prek e-pošte ali če ima več uporabnikov dostop do datotek lokalnega računalnika. Na primer, avtor dokumenta za obdelavo besedil bo morda želel dovoliti drugim uporabnikom, da preberejo podatke, ne da bi mogli spremeniti njihovo vsebino. V tem primeru bi bila datoteka verjetno označena kot »samo za branje« za vse razen avtorja, s čimer bi drugim preprečili urejanje dokumenta.
Dostop za branje in pisanje je vrsta nastavitve zaklepanja datotek, ki uporabnikom omogoča dostop in spreminjanje podatkov. Ta nastavitev določenim uporabnikom omejuje možnost popolnega odstranjevanja map in dokumentov iz omrežnih strežnikov in lokalnih trdih diskov. Nastavitev dovoljenja za branje, pisanje ali spreminjanje se lahko dodeli uporabniku računalnika, ki mora shraniti prilagojene podatke v mape datotek programskega programa. V poslovnem okolju popoln nadzor nad programsko opremo običajno ni podeljen, saj uporabnikom omogoča brisanje programa, kar lahko ustvari nepotrebno delo za osebje informacijske tehnologije v podjetju.
Nastavitve zaklepanja datotek omogočajo skrbnikom, da posebnim uporabnikom odobrijo popoln dostop do map in podatkov. Ta vrsta nadzora je običajno dodeljena podpornemu osebju informacijske tehnologije organizacije, saj mora odpraviti številne težave. Popoln nadzor jim omogoča, da po potrebi popolnoma izbrišejo in spremenijo mape, programske aplikacije in podatke.