Zahteva za predlog, ki se običajno imenuje RFP, je dokument, ki ga uporabljajo številne organizacije za prejemanje ponudb storitev ali blaga od potencialnih prodajalcev. Natančna struktura RFP se bo od situacije do situacije razlikovala. To pomeni, da bo formula za pisanje RFP v veliki meri odvisna od kulture subjekta, ki izdaja zahtevo, in česa upajo, da se bodo naučili iz odgovorov. Tukaj je nekaj primerov elementov, ki jih najdemo v številnih zahtevah za predloge, ne glede na vključeno industrijo ali organizacijo.
Kot pri mnogih poslovnih pisnih prizadevanjih se bo ustrezna zahteva za predlog začela z navedbo namena dokumenta. To je običajno mogoče povzeti v nekaj stavkih in vlagateljem ali povabljenim strankam omogoča, da predložijo uradni predlog, da natančno vedo, kaj subjekt izdajatelj išče pri storitvah ali blagu. Tudi najbolj običajni formati za RFP bodo vključevali informacije te narave.
Poleg navedbe namena ali razloga za RFP ni nenavadno, da so vključene nekatere splošne informacije o subjektu. Informacije običajno zagotavljajo omejene podrobnosti o velikosti podjetja, številu trenutno vzdrževanih lokacij in morebitnih takojšnjih načrtih za širitev, ki bi lahko vplivali na odzive prosilcev. Običajno podrobnosti niso mišljene kot izčrpne. Vendar je običajno dovolj, da prijaviteljem omogočimo, da sami izvedejo raziskavo, da razširijo svoje razumevanje potreb stranke, ki je vložila zahtevo za predlog.
Po strukturi je lahko zahteva za predlog zelo široka ali zelo podrobna. Nekatere zahteve niso daljše od ene strani in vključujejo le splošna navodila za oddajo, na primer nekaj posebnih področij, ki jih je treba obravnavati, kako predložiti končni predlog in datum zapadlosti vseh predlogov. Drugi RFP zagotavljajo posebne razdelke in obliko, ki ji je treba slediti.
Oba pristopa k oblikovanju zahtevka za predlog imata prednosti. Široka oblika zagotavlja, da bodo potrebne informacije vsebovane v telesu odgovora, vendar omogoča subjektu, da dobi predstavo o tem, kako se vsak prijavitelj predstavi, ko mu je dovoljeno veliko manevrskega prostora pri odgovoru. Nasprotno pa visoko strukturirana oblika vlagatelju pove, kako natančno organizira podatke na način, ki bo zagotovo imel pomen za subjekt izdajatelja. Hkrati obsežna struktura omogoča dobesedno primerjavo odgovorov več anketirancev drug ob drugem, pri čemer se spuščajo po seznamu razdelkov enega za drugim.
Glede na vrsto vključene storitve ali blaga lahko zahteva za predlog vsebuje primere scenarijev, ki ponazarjajo, kaj pošiljatelj zahteve potrebuje od prodajalca tako v rutinskih kot v nujnih primerih. Na primer, če je RFP za storitve telekonferenc, bo originator morda želel vedeti, ali lahko prodajalec zagotovi razpoložljivost določenega števila vrat ali linij tudi med konicami poslovanja. Prodajalec lahko obravnava tudi posebna vprašanja, kot je izvedba podpornega omrežja za uporabo v nujnih primerih za celotno podjetje ali če lahko prodajalec upravlja razporejanje in izvajanje konferenčnih klicev brez malo ali brez predhodnega obvestila.
Podjetja ali druge organizacije, ki morajo izdati RFP, vendar niso prepričane, kako najbolje strukturirati dokument, lahko pogosto začnejo postopek z uporabo ene od številnih brezplačnih možnosti predloge RFP, ki jih najdete na spletu. Te predloge je mogoče po potrebi spremeniti. V nekaterih primerih bodo predloge priložene vsaj eni zahtevi za predlog, ki bo služil kot vodilo za posameznika ali ekipo, ki je odgovorna za pripravo RFP.
SmartAsset.