Poznan tudi preprosto kot zahteva za ponudbo, je zahteva za ponudbo uradno pozivanje dobavitelja, da predloži ponudbo potencialni stranki v upanju, da bo zagotovil poslovanje tega posameznika, podjetja ali neprofitne organizacije. Zahteva za ponudbo, včasih imenovana zahteva za predlog ali RFP, vključuje pogoje, ki bi urejali delovno razmerje, ter določajo cene, za katere se izdajatelj verjetno zdel zaželene. Čeprav so ponudbe lahko nekoliko neformalne, so pogosto dobro dokumentirane in strukturirane na način, ki subjektu, ki zahteva ponudbe, omogoča relativno enostavno primerjavo vseh predloženih ponudb.
Postopek za ustvarjanje zahtevka za ponudbo je razmeroma enostaven. Subjekt izdajatelj ugotovi, kateri izdelki so potrebni, vključi vse podrobnosti o posebnih aplikacijah ali zahtevanih funkcijah, nato pa povabi izbrane dobavitelje, da oddajo uradno ponudbo za podjetje. Običajno obstajajo omejitve glede načina oddaje ponudbe in roka, do katerega mora izdajatelj prejeti ponudbo, da se lahko obravnava. Neupoštevanje smernic, ki jih je postavil izdajatelj, običajno vodi do avtomatske izključitve iz obravnave, ko je ocenjevanje prejetih ponudb v teku.
V središču vsake ponudbe je cena za vsako blago ali storitev, ki bo zagotovljena v skladu s pogoji pogodbe. Cenovne ponudbe morajo biti jasne, jedrnate in popolnoma ustrezne za navedene in implicitne potrebe izdajatelja ponudb. Čeprav je v odgovoru običajno nekaj prostora, da dobavitelj vključi druge podatke, je treba cene vedno predstaviti v eni sami matriki, po možnosti na eni strani, če je mogoče. Ni nenavadno, da je matrika strukturirana kot priloga glavnemu telesu odgovora.
Pri odločanju, kako postaviti cenovno matriko in kam vključiti podatke v telo odgovora na zahtevo za ponudbo, je pomembno biti pozoren na list ponudbe ali druge dokumente, ki jih je izdelal izdajatelj. Matrika cen mora biti strukturirana na način, ki izdajatelju omogoča, da pri ocenjevanju odgovorov sledi enakemu splošnemu toku zahteve. Če obstajajo posebna navodila o tem, kam v odgovoru postaviti matriko, se prepričajte, da je to narejeno. S tem se pokaže, da je dobavitelj pozoren na podrobnosti, in izdajatelju olajša hitro iskanje podatkov, ki jih želi pregledati med postopkom izbire končnega prodajalca.
V situacijah, ko je zahteva za ponudbo zelo osnovna in ne zagotavlja veliko podrobnosti glede strukture in umestitve informacij v odgovor, bo vprašan morda želel uporabiti osnovni predlog, znan tudi kot predloga predloga. Mnoga podjetja vzdržujejo šablone, ki jih je mogoče hitro prilagoditi s cenami in drugimi osnovnimi informacijami, ki so pomembne za določeno zahtevo za ponudbo. Za prenos so na voljo tudi številne generične predloge predlogov, nekatere od njih so brezplačne. Vendar je treba te splošne vire uporabiti le, če se dobavitelj, ki izda zahtevo za ponudbo, ne odloči vključiti posebnih podrobnosti o tem, kako naj bo odgovor strukturiran.
SmartAsset.