Zahteva po informacijah ali RFI je običajna poslovna strategija, ki je zasnovana tako, da potencialnim strankam omogoči zbiranje podatkov o storitvah in podpori, ki jih ponujajo različni potencialni ponudniki. Natančna oblika dokumenta se bo razlikovala glede na vrsto in globino informacij, ki jih želi stranka pridobiti. Zahteva po informacijah je pogosto preprost dokument z vprašanji in odgovori, ki zahteva zelo preproste odgovore, kar stranki omogoča, da zahtevo odda več dobaviteljem in enostavno primerja odgovore.
Medtem ko ima zahteva po informacijah nekaj značilnosti z zahtevo za predlog ali RFP, stranke običajno uporabljajo RFI kot sredstvo za zbiranje osnovnih podatkov pri pripravi na odločitev, kateri prodajalci bodo izbrani za prejem povabila k predložitvi uradnega predloga. Običajni RFI ne zagotavlja veliko informacij o stranki in se bolj osredotoča na splošne poslovne prakse, obseg blaga in storitev, ki so na voljo pri dobavitelju, in včasih na standardne objavljene cene. Nasprotno pa RFP običajno presega te osnovne informacije, zagotavlja dodatne podatke o stranki, zahteva cene na podlagi porabe količine in vabi dobavitelje, da se odzovejo z rešitvami za posebne potrebe stranke.
S tega vidika lahko zahtevo po informacijah obravnavamo kot sredstvo za zbiranje informacij, ki se nato ovrednotijo in uporabijo za določitev naslednjega koraka v procesu. Če je ideja sčasoma poiskati prodajalce za vzpostavitev dolgoročnega pogodbenega dogovora, lahko stranka RFI pošlje več podjetjem, ki ponujajo osnovne želene izdelke. Ko prejme vse odgovore, stranka nato primerja prednosti vsakega odgovora in sčasoma zoži seznam kandidatov za RFP na nekaj izbranih. Na tej točki so prodajalci, ki so uspešno opravili to predhodno fazo, povabljeni, da predložijo predlog, običajno z uporabo zahteve in določene oblike, ki jo zagotovi potencialna stranka.
Zahtevo po informacijah je mogoče uporabiti tudi kot osnovni poslovni proces za ocenjevanje potencialnih prodajalcev, kjer ni praktičen dolgoročni pogodbeni sporazum. V tem scenariju je RFI namenjen identifikaciji prodajalcev, ki ponujajo najbolj konkurenčne standardne cene za blago in storitve, ki jih stranka občasno potrebuje. Lokalno podjetje lahko na primer pošlje RFI vsem lokalnim trgovinam s pisarniškim materialom, da ugotovi, katera ima najnižjo ceno splošnega pisarniškega materiala, katera ponuja količinske popuste, če naročilo presega določen znesek, in ki dostavlja naročila z ali brez stroškov dostave. Podatki se hranijo v arhivu, kar malim podjetjem omogoča, da se odločijo, kje kupiti pisarniški material, ko se pojavi potreba.
SmartAsset.