Začetni sestanek je sestanek, na katerem so vsi odgovorni člani ekipe obveščeni o novem projektu. Dejavnosti lahko vključujejo razpravo o namenu projekta, določitev časovnice, delitev stroškov in proračunskih omejitev ter dodelitev projektnih nalog. Začetni sestanki pogosto vključujejo člane ekipe na več funkcionalnih področjih in lahko občasno vključujejo tudi predstavnika stranke.
Namen uvodnega sestanka je zagotoviti, da projekt poteka čim bolj gladko, tako da zagotovite, da so vsi člani ekipe na isti strani. Takšna srečanja so priložnost, da vodja projekta izmenja informacije o projektu. To lahko vključuje trdna dejstva, kot so rok zapadlosti projekta, specifikacije in proračun, lahko pa vključuje tudi mehke informacije, kot so posebnosti in želje strank.
Vodja projekta je pogosto odgovoren za pripravo uvodnega sestanka. Običajno prevzame odgovornost za vzpostavitev in sledenje dnevnega reda. To vključuje načrtovanje časa, ko se lahko sestanejo vse zahtevane stranke; rezervacija lokacije; in v primeru dolgih sestankov, ki potekajo med sredinskim odmorom, naročanje kosila za člane ekipe.
Med sestankom si bo vodja projekta skrbno beležil vse razpravljane točke, sprejete odločitve in vprašanja, na katera bo pozneje odgovoril. Odgovorna bo za to, da se vse zainteresirane strani strinjajo s pogoji, roki in stroški ter da v celoti razumejo, kaj se od njih zahteva. Nato mora vodja projekta nemudoma razdeliti jasne in jedrnate zapiske sestankov.
Ena najpomembnejših funkcij začetnega sestanka je nastavitev seznama rezultatov. To je seznam vseh postavk, ki jih je dolžna stranka, in posebnih dejanj, potrebnih za izpolnitev posameznega rezultata. Na primer, rezultat stranke je lahko izdelava znaka za vhod za maloprodajno lokacijo. Da bi to dosegli, je treba znak oblikovati, nabaviti in naročiti materiale, ga je treba izdelati, preveriti kakovost in znak odpremiti in/ali namestiti. Strokovnjak za nabavo ne more naročati materialov, dokler oblikovalec ne oblikuje znaka, in če kateri od teh korakov ni opravljen po načrtu, monter ne bo mogel izpolniti roka.
Dodeljevanje nalog je zelo pomembno za proces, zato morajo zapiski o sestanku za začetni sestanek vsebovati seznam postavk dejanj, rokov in odgovornih strank. Če ima katera koli stran težave z roki zapadlosti, specifikacijami ali cenami, je začetni sestanek pravi čas, da to razloži. To srečanje je odprt forum za vse vpletene strani, da zagotovijo, da dobijo tisto, kar potrebujejo za uspešen projekt.
SmartAsset.