Vzorčna ponudba je reprezentativen dokument, ki opisuje, kako lahko prodajalec ali dobavitelj zadovolji potrebe podjetja. Ponudbe so običajen proces v proizvodni, gradbeni in proizvodni industriji. Prodajalci in dobavitelji vključujejo informacije v zvezi z materiali in delovno silo, ki jih podjetja uporabljajo za proizvodnjo potrošniškega blaga in storitev. Vzorčne ponudbe najdemo tudi v vladnih projektih. Mnoge vlade sklepajo pogodbo z zasebnimi podjetji za dokončanje infrastrukturnih, obrambnih ali drugih večjih projektov. Postopek ponudb lahko vladam in podjetjem zagotovi najboljše možne izdelke za gospodarske vire ali storitve.
Prodajalci in dobavitelji uporabljajo vzorčno ponudbo, da bi stopili na vrata vladnih agencij in drugih podjetij. Te ponudbe običajno ne zagotavljajo informacij v zvezi s posebnimi projekti. Prodajalci in dobavitelji podjetjem preprosto zagotovijo seznam cen ustreznih materialov ali delovne sile, ki je na voljo za uporabo. Večje poslovne organizacije lahko vzorčne ponudbe posredujejo tudi tujim državam in mednarodnim gospodarskim trgom.
Vzorčna ponudba je lahko ustna ali pisna. Lastniki podjetij običajno uporabljajo ustne ponudbe, ko se srečajo s podjetji, da ponudijo gospodarske vire ali druge storitve. Ustne ponudbe so veliko manj zanesljive kot pisne. Mnoga podjetja, vladne agencije in tuje države zahtevajo pisni vzorec ponudbe od prodajalcev in dobaviteljev. Pisne ponudbe zagotavljajo dokument z določenimi cenami, ki jih prodajalci in dobavitelji ne morejo zavrniti. Podjetja in vladne agencije lahko primerjajo pisne ponudbe s trenutnimi prodajalci in dobavitelji, da dosežejo najboljšo možno ceno.
Vzorčne ponudbe običajno ne sledijo določeni obliki. Prodajalci in dobavitelji lahko navedejo informacije na najboljši možni način, odvisno od tega, kdo prejme ponudbo. Prodajalci in dobavitelji se lahko odločijo, da bodo vzorčne ponudbe predstavili v obliki, ki je znana podjetjem in vladnim agencijam. Večina poslovnih panog in sektorjev uporablja standardno obliko za postopek vzorčne ponudbe.
Podjetja, ki so navdušena nad vzorčno ponudbo, običajno pošljejo prodajalcem in dobaviteljem povabilo k oddaji ponudb. Vabilo k oddaji ponudb omogoča prodajalcem in dobaviteljem, da predložijo ponudbe za določene projekte. Ponovno povabilo k oddaji ponudb ni posebna ponudba podjetja, ki zahteva ekskluzivne vire ali storitve od prodajalca ali dobavitelja. Postopek zbiranja ponudb omogoča prodajalcem in dobaviteljem, da tekmujejo z drugimi podjetji, da bi dosegli posel. Podjetja lahko zahtevajo dodatne informacije iz vzorca ponudbe ali povabila k oddaji ponudb. Pogajalski proces je precej pogost v poslovnih panogah ali sektorjih, ki uporabljajo postopek oddaje ponudb.
SmartAsset.