Vzdrževanje seznama je postopek vzdrževanja aktualnega seznama katere koli vrste. Podjetja delujejo s številnimi seznami v celotni strukturi podjetja, pri čemer sta dva glavna primera seznami strank in seznami odobrenih prodajalcev. Splošni koncept vzdrževanja seznamov se nanaša na to, da so ti in drugi pomembni seznami v lasti podjetja čim bolj točni in pravočasni. To pomeni, da je proces vzdrževanja teh seznamov stalna dejavnost, ki jo je treba izvajati v rednih časovnih presledkih.
Med postopkom vzdrževanja seznama obstajajo tri osnovne vrste dejavnosti ali transakcij. Prva dejavnost je znana kot dodajanje. To preprosto pomeni, da se dodajo vsi novi podatki, pomembni za seznam. Na primer, če podjetje sklene pogodbeno pogodbo z novim prodajalcem, se ta prodajalec doda na seznam odobrenih prodajalcev, ki pogosto vključuje ključne informacije, kot so imena in položaji ključnih stikov, začetni in končni datumi pogodbe in vse druge posebnosti, ki so potrebne za pravilno zagotavljanje storitev tej stranki.
Druga vrsta transakcije ali dejavnosti, ki se zgodi med vzdrževanjem seznama, je znana kot brisanje ali odstranitev. V tem primeru se podatki, ki so bili prej vključeni na seznam, odstranijo ali odstranijo. Če se stranka odloči zapreti svoj račun in v celoti poravnati neporavnana stanja, se ta račun odstrani s seznama aktivnih strank. Medtem ko nekatera podjetja te podatke preprosto zavržejo, druga vzamejo odstranjene podatke o strankah in arhivirajo podatke na seznamu, ki je rezerviran za nekdanje stranke.
Zadnji korak ali transakcija, povezana z vzdrževanjem seznama, je znana kot sprememba. To običajno vključuje posodabljanje neke vrste informacij, ki so že na obstoječem seznamu. Če se stranka združi in začne poslovati pod novim imenom podjetja, to novo ime nadomesti staro ime v vseh evidencah o strankah, ki jih vodi dobavitelj. Pri profilu stranke, ki vsebuje imena ključnih odločevalcev v organizaciji, lahko sprememba vključuje odstranitev imena nekoga, ki je zapustil podjetje, in zamenjavo imena njegovega naslednika v istem polju na seznamu.
Pri kateri koli vrsti dejavnosti vzdrževanja seznama je ideja, da se seznam ohranja aktualen. S tem se zmanjša možnost zapravljanja časa in sredstev zaradi uporabe zastarelih ali nepomembnih informacij. Na primer, vzdrževanje trenutnih informacij o seznamu strank pomaga zagotoviti, da če želi dobavitelj izvajati akcijo za neposredno pošto z uporabo seznama, pošiljke ne bodo poslane nekdanjim strankam ali stikom, ki niso več povezani s podjetji, ki sestavljajo trenutno bazo strank.
SmartAsset.