Državna ponudba je ponudba za zagotavljanje storitve za vlado v zameno za določen znesek denarja. Postopek zbiranja ponudb je podoben tistemu, ki se zgodi na dražbi, le da različni subjekti tekmujejo, da bi zagotovili storitev za najnižjo ceno. Državne agencije, ki iščejo ponudbe, poskušajo izpolniti svoje naloge in hkrati zmanjšati stroške. Podjetje, ki odda vladno ponudbo, želi s sklenitvijo poslovnega odnosa z vlado ustvariti dobiček.
Ko se od vladnega organa zahteva, da zagotovi storitev, se običajno najprej odloči, ali lahko opravlja naloge v podjetju ali naj najame izvajalca. Tako kot v poslu tudi vlada zaposluje izvajalce, če ponujajo nekaj posebnega strokovnega znanja ali lahko opravijo delo za nizko ceno. Splošno pravilo je, da večji kot je projekt, večja je verjetnost, da bodo vključeni izvajalci. To je mogoče videti v številnih vojaških projektih.
Če se zdi, da je pogodbeno delo potrebno, bo vladna agencija izdala zahtevo za predlog (RFP). RFP preprosto navaja zahteve agencije izdajatelja, ki plačuje storitev. Na tej točki se bodo potencialni izvajalci, ki so zainteresirani, na RFP odzvali z vladno ponudbo. Ponudbe se lahko razlikujejo v več kot le v ponudbi cene. Na primer, če se išče železniški sistem za visoke hitrosti, lahko predlogi vključujejo različne načrte vlakov, načrte gradnje ali postopke vzdrževanja.
Obseg vladnih storitev v sodobnih industrializiranih državah je lahko ogromen. Včasih tretja oseba pomaga uskladiti vladne ponudbe z izvajalci. Izvajalci pogosto plačajo drugim podjetjem, da preberejo množico RFP za tiste, ki bi lahko veljali zanje.
Po določenem obdobju oddaje ponudb pristojni državni organ vsako ponudbo oceni in izbere tisto, ki najbolje ustreza njenim zahtevam. To je lahko ponudba z najnižjo ceno ali pa tudi ne – ponudbe z višjimi cenami so pogosto izbrane, če druge prednosti predloga odtehtajo razliko v ceni. Če se dovolj podjetij ne odzove z vladno ponudbo ali če noben predlog ni ustrezen, se lahko izda nov RFP.
Ko vlada izbere zmagovalno ponudbo, s podjetjem podpiše pravno pogodbo za zagotavljanje potrebne storitve po dogovorjeni ceni. V pogodbi s fiksno ceno ni popravkov za povečanje plačil, če so proizvodni stroški višji od pričakovanih. Nasprotno pa ima pogodba s stroški plus določila, ki omogočajo spremenljivo plačilo po zaključku storitve. To je običajna vrsta pogodbe za obsežne obrambne projekte, za katere se šteje, da imajo nepredvidljive razvojne stroške.