Nadzor kakovosti se pogosto nanaša na upravljanje proizvodnih procesov in specifikacij izdelkov ali storitev. Ta sistem pa na splošno zahteva prepoznavne postopke in zaposlene, ki načrtujejo in pregledujejo. Proces nadzora kakovosti lahko tako vključuje vodjo, ki nadzoruje sistem, izjavo o kontroli kakovosti, ki povzema cilje proizvodnje, in inšpekcijske postopke na različnih proizvodnih mestih. Tehnik za nadzor kakovosti je pogosto del tega postopka za zbiranje podatkov, kontrolni seznam pa je pogosto podlaga za rutinski pregled izdelkov.
Da bi bil proces nadzora kakovosti uspešen, je pogosto treba uvesti posebne postopke z vodjem ali nadzornikom, ki jih nadzoruje. Ta oseba je lahko v veliki meri odgovorna tako za razvoj programa nadzora kakovosti kot tudi za zagotavljanje, da so pričakovanja izpolnjena. V mnogih primerih je namen nadzora kakovosti zagotoviti, da so vsi materiali in izdelki, predloženi za dostavo, skladni s pogodbo ali zahtevami strank. Da bi to dosegel, zato vodja nadzora kakovosti pogosto potrebuje funkcionalni načrt za nadzor proizvodnega procesa, določi, kdaj in če proces ne uspe, in se ustrezno odzove za obnovitev procesa.
V nekaterih podjetjih lahko vodja kakovosti dela na ustvarjanju in izvajanju izjave o kontroli kakovosti. Kadar takšne izjave že obstajajo, lahko vodja preprosto zagotovi, da so postopki ustrezni in da načrt procesa ustreza specifikacijam izdelka. Vodja proizvodnje je pogosto vpleten v takšne odločitve. Postopki nadzora kakovosti pa niso omejeni na proizvodne zmogljivosti. Laboratoriji, ustanove za nego bolnikov in storitve, kot sta javni prevoz in čiščenje odpadne vode, običajno izvajajo tudi postopke nadzora kakovosti.
Izjava o nadzoru kakovosti pogosto opredeljuje proizvodne cilje in zagotavlja osnovo za meritve storitev in izdelkov. Ta dokument lahko tako opiše tiste objekte podjetja, ki morajo biti vključeni v proces nadzora kakovosti. Proizvodni obrati lahko na primer zahtevajo vzdrževanje celotne opreme tovarne, kalibracijo instrumentov in stalno usposabljanje zaposlenih.
Ko je izjava o kakovosti popolna, je mogoče postopke definirati in izvajati. Za zagotovitev ustreznega delovanja opreme obrata lahko postopek nadzora kakovosti vključuje dnevne preglede strojev za iskanje obrabljenih ali zlomljenih delov. Črpalke in cevi je mogoče pregledati glede puščanja ter prilagoditi tehtnice ali drugo orodje.
Poleg inšpekcijskega pregleda strojev bodo postopki verjetno zagotovili tudi standarde za testiranje izdelkov ali storitev. Glede na vrste izvajanega nadzora kakovosti bodo nekateri procesi poskušali preprečiti napake, drugi pa jih bodo poskušali popraviti. Tako načrtovanje nadzora kakovosti pogosto obravnava razvoj, proizvodnjo in dostavo blaga.
Nekatera podjetja izvajajo postopek kontrole kakovosti v vseh treh fazah. Za ponazoritev, vzorčno blago je mogoče izdelati pred dejansko proizvodnjo. V tem času se lahko proizvodna zasnova prilagodi za odpravo napak ali pa lahko inšpektorji kakovosti pregledajo tehnične datoteke, da zagotovijo, da procesi tečejo po pričakovanjih. Ko se začne množična proizvodnja, se lahko naključni izdelki pregledajo za zagotavljanje kakovosti. Druga možnost je počakati, da so vsi izdelki izdelani za popoln pregled izdelka. Številna podjetja uvajajo tudi sistem za vračilo ali zamenjavo izdelkov po dostavi strank.
Na vseh treh stopnjah poleg vodje in inšpektorja pogosto dela tudi tehnik za nadzor kakovosti. Ta oseba bo verjetno vzorčila in testirala izdelke, preden da informacije inšpektorju. Inšpektor lahko primerja podatke in ugotovi, kdaj in kje so potrebne izboljšave kakovosti. Vodja bo potem verjetno odobril takšne spremembe in tudi poenostavil postopke za stroškovno učinkovitost in pravočasne rezultate.
Upravljanje procesa nadzora kakovosti pogosto pomeni uravnoteženje proizvodnih standardov s standardiziranim nadzorom kakovosti. Za namene inšpekcijskega nadzora podjetje pogosto uporablja kontrolne sezname kakovosti, na katere inšpektor zapiše število, vzroke in pogostost neuspešnih izdelkov. To je običajno strukturiran obrazec ali vprašalnik, ki ga lahko prilagodijo številne panoge. Poleg tega lahko kontrolni seznam obravnava težave, kot so visoka raven odpadnih materialov in nizka produktivnost. Kontrolni seznami lahko zagotovijo tudi točke za povzetke nadzora kakovosti in razprave med sestanki skupine.