Označevanje in podnaslavljanje je pogosto zapletena naloga, ki vključuje ne le prevajanje in snemanje dialogov, temveč tudi vrsto tehnoloških ukazov, ki zagotavljajo, da se besede na zaslonu prikažejo ob pravem času, v ustrezni velikosti in na nevsiljivem mestu. Običajno je več faz napisov in podnapisov. Vendar je velik del postopka odvisen od konteksta. Napisi, vstavljeni v televizijske oddaje v realnem času, so običajno bolj osnovni in hitri kot večjezični podnapisi in bolj izčrpni napisi, ki so pogosto vstavljeni v celovečerne filme in DVD izdaje.
Obstaja osnovna razlika med podnapisi in podnapisi, ki vpliva na to, kako je vsak ustvarjen in prikazan. Na večini krajev se izraz »napisi« nanaša na besede, ki se pojavijo na zaslonu v korist gluhih in naglušnih gledalcev. Napisi so v istem jeziku kot dialog. Večino časa so v napisih zabeleženi tudi zvoki iz ozadja – na primer trpanje avtomobilov ali zaloputanje vrat – in kakršne koli spremembe zvoka, kot so liki, ki govorijo s tujimi naglasi. Njihov glavni namen je poustvariti zvočne značilnosti filma za gledalce, ki slabo slišijo.
Podnapisi so najpogostejši na televiziji. Stranke naglušnih oddaj se lahko pogosto naročijo na storitve televizijskih podnapisov, ki med oddajami prikazujejo tekoči dialog na dnu zaslona. Novice in oddaje v živo stenografi pogosto prepisujejo v realnem času. Omrežne oddaje in vnaprej posnete funkcije strokovnjaki za prepisovanje običajno naknadno označijo. Vse bolj priljubljen način ustvarjanja napisov je tudi uporaba programske opreme za prepoznavanje glasu.
Večina televizijskih napisov je predstavljenih kot tekoči tok besedila, ki se pomika po dnu gledalčevih televizijskih zaslonov. Običajno je malo pozornosti posvečeno estetiki predstavitve, saj je glavni cilj čim hitreje pripeljati potrebne informacije do gledalcev. Enako ne velja vedno za napise, zasnovane za film. V večini primerov so filmski podnapisi ustvarjeni z enako skrbnostjo kot večina podnapisov.
Podnapisi so namenjeni gledalcem, ki slišijo, a ne razumejo jezika dialoga. Najpogosteje so v filmu. TV-podnaslavljanje je redkejše, verjetno vsaj deloma zaradi vloženega truda.
Prvi korak pri vsakem podnaslavljanju je prevod. Skupina jezikovnih strokovnjakov običajno začne projekt podnaslavljanja z ogledom filma v izvirnem jeziku, nato pa prevede tako dobesedni pomen besed kot celoten občutek vsakega prizora. Ti prevodi tvorijo nadomestni skript za podnaslavljanje.
Nato se mora ekipa za podnaslavljanje odločiti o času in umestitvi besedila. To se običajno izvede s posebnim računalniškim programom. Člani ekipe morajo vsakemu podnapisu dodeliti določeno trajanje, ki se razlikuje glede na hitrost dialoga in dogajanje posameznih prizorov.
Izbira pisave, barva in kontrast so prav tako pomembni deli postopka podnapisov in podnapisov. Besede morajo biti dovolj velike, da jih gledalci zlahka vidijo, in morajo biti tudi dovolj svetle, da izstopajo na ozadju filma. V nekaterih primerih velikost in barva, ki sta potrebni v kinu, nista enaki tistim, ki sta potrebni za izdaje domačih filmov. Podnapisi in podnapisi, ki so namenjeni gledanju na filmskem platnu, se, vsaj v estetskem smislu, pogosto precej razlikujejo od tistih, ki so namenjeni gledanju na televizijskem ali računalniškem zaslonu.