Višji administrativni pomočnik je administrativni strokovnjak, ki pomaga enemu ali več vodstvenim članom v organizaciji in lahko tudi nadzoruje administrativno osebje na začetni ravni. Ko organizacije rastejo, lahko opazijo povečanje obsega administrativnih nalog in potrebujejo več kot le enega administrativnega strokovnjaka. V takšni organizaciji je običajno potrebna višja vloga, da tesno sodeluje z vodstvom in prevzame administrativne funkcije, ki nosijo višjo raven odgovornosti kot osebje na začetni ravni.
Vodstveni delavci ali vodje organizacije pogosto zahtevajo, da višji upravni pomočnik ali izvršni pomočnik deluje kot njihov “vratar” ali zastopnik. Medtem ko lahko receptor ali uslužbenec organizacije pozdravi dohodne klicatelje in obiskovalce, je višji administrator pogosto naslednja kontaktna točka za tiste, ki želijo stopiti v stik z vodstvom. Ti posamezniki pogosto upravljajo urnike, načrte potovanj in druge sestanke za vodje v različnih oddelkih, pa naj gre za trženje, IT ali človeške vire.
Ker ponavadi predstavljajo vodstvo organizacije tako v pisni kot v ustni korespondenci, je najpomembnejša kvalifikacija ljudi na tem položaju, da imajo dobre komunikacijske veščine. V tej vlogi bi lahko njihove odgovornosti vključevale pripravo pisem in e-pošte, telefonske klice in stenografijo. Višji administrativni pomočnik mora imeti tudi splošno delovno znanje o vseh oddelkih v organizaciji. To ga bo pripravilo na obravnavanje splošnih poizvedb, ki bi jih lahko prejeli, ali jih usmerilo k ustreznemu osebju oddelka.
Če želite postati višji administrativni pomočnik, bi morali imeti združene izkušnje tako v splošni pisarniški administraciji kot tudi v posebni panogi organizacije. V tem smislu so idealni kandidati pogosto začetni administrativni strokovnjaki, ki so že zaposleni v organizaciji in iščejo napredovanje. Glede na vrednote organizacije lahko nekatere višje vloge dajejo velik poudarek akademskim izkaznicam, medtem ko jih druge morda bolj zanima poklicno administrativno ozadje kandidata. Kandidati, ki nimajo strokovnih administrativnih izkušenj, imajo pa akademske izkušnje na sorodnih področjih, kot so tipkanje ali tajniški tečaji, so morda bolj primerni za začetno administrativno zaposlitev, preden se prijavijo za višje mesto.
SmartAsset.