Virtualni pomočnik je administrativni pisarniški pomočnik, ki zagotavlja splošno upravljanje pisarne z oddaljene lokacije. Splošne naloge upravljanja pisarne vključujejo pisarniške naloge, kot so arhiviranje dokumentov, zbiranje podatkov in shranjevanje podatkov. Lahko se razširi tudi na pravno pomoč in računovodske storitve – v bistvu kakršno koli pisarniško delo, ki ga je mogoče opraviti v virtualnem svetu.
Poklicna pot virtualnega pomočnika je postala pogostejša v devetdesetih letih prejšnjega stoletja, ko je tehnologija napredovala in so pisarne podjetij vse bolj decentralizirane. Ker sta gostota mest in zastoji z leti pripomogli k krepitvi predmestja, so se razvila obrobna mesta. Sledilo je poslovanje s podjetji, zaradi česar so podjetja odprla več podružnic v različnih mestih in državah. Globalizacija je zdaj dodatna sila, ki spodbuja podjetja v tujini, da vstopijo na nove trge in nove potrošnike. Pojavila se je potreba po osebju v teh pisarnah, vendar je bila pogosto povezana z višjimi stroški.
Virtualni pomočnik je lahko zaposleni v podjetju, v katerem dela, ali pa je lahko samostojni izvajalec. VA lahko dela na daljavo od doma ali pa dela v pisarnah podjetja in upravlja eno ali več oddaljenih lokacij.
Podjetja VA se vse pogosteje pojavljajo in najemajo svoje virtualne pomočnike podjetjem. Ponudniki virtualnih pisarn imajo običajno približno 10 virtualnih pomočnikov, ki upravljajo virtualne pisarne približno 100 do 150 podjetij. Na primer, če želi podjetje v New Yorku imeti virtualno pisarno v Los Angelesu z uporabo nove tehnologije, temu podjetju ni treba odpreti fizične podružnice na zahodni obali Združenih držav. Podjetje lahko preprosto kupi pogodbo s ponudnikom virtualnih pisarn.
Ponudniki virtualnih pisarn stranki dajo lokalni naslov in lokalno telefonsko številko. Za odgovarjanje na klice za podjetje naročnika na lokalnem naslovu je dodeljen virtualni pomočnik, ki se odzove v imenu naročnika in klice posreduje na sedež podjetja ali dodeljenega predstavnika. Navidezni pomočnik pomaga tudi stranki, da cilja na potrošnike, ne da bi morali biti na tem geografskem območju. To pomaga ustvariti vtis, da ima podjetje živahno in aktivno lokacijo podružnice v tem oddaljenem mestu.
Ponudniki virtualnih pisarn lahko tudi zbirajo pošto podjetja, jo razvrščajo in preusmerjajo. Virtualni pomočnik lahko nadzoruje pravne in poslovne obveznosti za stranko, tako da lahko deluje v drugem mestu, državi ali državi. Nova internetna tehnologija omogoča virtualnim pomočnikom, da z visoko organizirano programsko opremo upravljajo vrsto podjetij ali pisarn. Tehnologija omogoča tudi, da navidezni pomočnik nemoteno povezuje klice v druga mesta ali države.