Virtualni knjigovodja je profesionalec na svojem področju, ki dela z oddaljene lokacije in ne v tradicionalnem pisarniškem okolju. Na splošno je neodvisen izvajalec, ki svojim strankam nudi celotno paleto splošnih računovodskih in knjigovodskih storitev s programi, izmenjavo podatkovnih baz, e-pošto in faksi. Domače pisarne so običajno edina fizična lokacija poslovanja.
Tako kot tradicionalni knjigovodja ima tudi virtualni knjigovodja običajno strokovno znanje v najrazličnejših računovodskih aplikacijah. Običajno je vešč obdelave obveznosti do računov, terjatev, usklajevanja računov in obračuna plač. Vodenje glavnih knjig in drugih evidenc transakcij je običajno del njegovega dela.
Poleg tega, da ima popolno razumevanje knjigovodskih in računovodskih načel, ima virtualni knjigovodja pogosto dostop in znanje o široki paleti računovodske programske opreme. Nekateri programi so računovodski sistemi, ki preprosto spremljajo prihodke in odhodke ter ustvarjajo čeke. Naprednejši programi lahko ocenijo davke, izračunajo stroške dela, upravljajo projekte in delajo v povezavi s preglednico ali programsko opremo za obdelavo besedil.
Vse bolj priljubljeno orodje, ki ga uporabljajo virtualne knjigovodje, je elektronska naprava za skeniranje, ki skenira, kategorizira in shranjuje poslovne prejemke, vizitke ter pomembna pisma in dokumente. Večino teh naprav so lokalne in regionalne regulativne agencije odobrile, da so tako natančne, da lahko izvirne račune in dokumente zavržete, potem ko so skenirani in shranjeni. To zmanjša količino prostora, ki ga virtualni knjigovodja potrebuje za vodenje svojega poslovanja in istočasno oskrbo več strank.
Od osebe na tem področju se pogosto zahteva, da zagotavlja pomožne storitve, ki so edinstvene za panoge, v katerih poslujejo njegove stranke. Na primer, majhne neodvisne maloprodajne in veleprodajne dejavnosti od njega pogosto zahtevajo sledenje naročilom ali vzdrževanje kopij računov strank. Prodajalci in predstavniki proizvajalcev lahko od knjigovodje zahtevajo, da obdela vloge za kredit in preveri tudi reference. Stranke ga lahko zaprosijo tudi za pripravo poročil ob koncu leta ali za izdajo davčnih dokumentov W-9 ali 1099 zaposlenim.
Srednješolska diploma je na splošno zahtevana minimalna izobrazba, da postanete virtualni knjigovodja, vendar lahko izredna ali diplomirana diploma iz poslovanja, računovodstva ali sorodnega področja izboljša zaposlitvene možnosti kandidatov. Da bi bil uspešen kot virtualni knjigovodja, so običajno potrebne zgledne matematične veščine. Visoka raven organizacije in odlična pozornost do detajlov sta koristni lastnosti na tem položaju. Ker virtualni knjigovodja običajno dela sam, sta samomotivacija in osredotočenost običajno nujni tudi za uspeh. Zanesljivost, integriteta in diskretnost so običajno zelo cenjene lastnosti zaradi narave informacij, ki jih stranke virtualnega knjigovodja redno zahtevajo, da z njim delijo.