Virtualna glasovna pošta je vrsta komunikacijskega orodja, ki omogoča ustvarjanje in uporabo računa glasovne pošte v spletnem okolju. S to posebno vrsto rešitve ni potrebe po telefonskem odzivniku ali pisarniškem telefonskem sistemu z možnostjo glasovne pošte. Namesto tega je navidezni račun glasovne pošte nastavljen za povezavo z oddaljenim strežnikom, kjer so shranjena dohodna sporočila. Z večino aplikacij je mogoče dostopati do teh sporočil in jih pregledovati s telefonom, opremljenim s tonsko storitvijo, ali s katerim koli računalnikom ali ročno napravo z internetno zmogljivostjo.
Pri storitvah virtualne glasovne pošte, ki jih danes ponujajo številni ponudniki, je osnovna funkcija storitve možnost preusmeritve dohodnih klicev na storitev glasovne pošte, če se na klic ne odgovori v številu vnaprej določenih zvonjenj. Klicatelja pozdravijo in mu omogočijo, da pusti sporočilo. Ko je sporočilo posneto in klicatelj prekine povezavo, bo sistem odjemalcu ustvaril e-poštno obvestilo. Običajno bo sporočilo vključevalo osnovne podatke, kot sta datum in čas, ko je bilo sporočilo zapuščeno. Naprednejši sistemi virtualne glasovne pošte lahko vključujejo informacije, kot so podatki o ID klicatelja, povezani s sporočilom, vključno s telefonsko številko klicatelja.
Vsako sporočilo, zajeto z virtualno glasovno pošto, je mogoče pridobiti na več načinov. Eden od pristopov je uporaba telefona za klicanje v strežnik, v katerem je storitev glasovne pošte, vnos ustreznih kod za dostop in poslušanje sporočil s pomočjo pozivov, vnesenih na tipkovnico s tonskimi dotiki na telefonu. Druga strategija je, da se prijavite na spletno mesto, ki je povezano s storitvijo glasovne pošte, in poslušate zvočni tok sporočila prek interneta.
Uporaba virtualne glasovne pošte za poslovne namene je pametna poteza, saj je tovrstno komunikacijsko orodje v številnih primerih lahko zelo priročno. Zaposleni, ki potujejo, prejmejo pravočasno obvestilo o sporočilu, ki je ostalo v glasovni pošti, in lahko uporabijo kateri koli način, ki je najbolj primeren za dostop do sporočila. Če je telefonski sistem podjetja za določen čas poškodovan ali drugače onemogočen, lahko dohodni klici gredo neposredno na virtualne račune glasovne pošte ključnih zaposlenih. Od tam lahko zaposleni uporabljajo mobilne telefone za pridobivanje sporočil in se odzovejo z e-pošto ali uporabljajo storitve mobilnega telefona za povezavo s kličočimi.