Varnostno kopiranje zunaj mesta je tako, kot se sliši: imate varnostno kopijo podatkov, ki ni blizu vašega glavnega sedeža. Nekateri ali vsi podatki, ki tečejo iz računalnika v računalnik vsak dan, so shranjeni tudi na strežniku, ki je fizično oddaljen od vaše pisarne. Tako v primeru katastrofe ne boste izgubili vsakega kančka vaših pomembnih podatkov.
Nadzirate, kako pogosto se vaši podatki prenašajo v varnostno kopijo zunaj mesta. Večina podjetij naredi popolno varnostno kopijo svojih podatkov vsak dan ali vsak teden, odvisno od količine podatkov, ki jih uporabljajo na dnevni ali tedenski ravni. Nekatera podjetja, zlasti velike finančne institucije, lahko vsak dan opravijo več virtualnih ali fizičnih potovanj do varnostne kopije.
Varnostno kopiranje zunaj mesta je lahko v več oblikah. Eden najpogostejših je naprava za shranjevanje podatkov. Ta je lahko tako velika, kot jo potrebujete, da shranite vse podatke, ki jih želite varnostno kopirati. Morda ne želite, da so vsi vaši podatki ves čas varnostno kopirani.
Objekti za shranjevanje podatkov običajno vsebujejo naprave za shranjevanje podatkov. Ti so lahko tako preprosti, kot so magnetni trakovi, CD-ji ali DVD-ji, ali pa tako zapleteni kot veliki računalniki, polni podatkov. Podatki, ki so shranjeni na prenosnih napravah za shranjevanje, kot so trakovi ali diski, se običajno prenašajo ročno in ročno prenesejo v varnostno kopijo zunaj mesta. Podatki, shranjeni na velikih računalnikih, se lahko prenašajo tudi na ta način, vendar je bolj verjetno, da so poslani elektronsko, bodisi prek lastnega omrežja vašega podjetja ali z uporabo varne internetne povezave.
Na voljo je programska oprema, ki olajša postopek varnostnega kopiranja zunaj mesta. Ta programska oprema je običajno prilagodljiva, tako da lahko izpolnite posebne potrebe vašega podjetja. Programske aplikacije lahko običajno nastavite tudi za samodejno varnostno kopiranje podatkov v rednih intervalih, ki jih nastavite, tako da vam postopek varnostnega kopiranja vzame čim manj časa, kot želite.
Varnostnega kopiranja zunaj mesta ne uporabljajo samo podjetja. Posamezniki uporabljajo tudi varnostno kopiranje zunaj mesta. Podatke, ki bi jih morda želeli zaščititi iz svoje hiše ali družine, je mogoče prenesti v rezervni objekt z uporabo enakih metod, opisanih zgoraj. Tudi tukaj je ideja zagotoviti, da imate več kot eno kopijo vaših najbolj občutljivih podatkov.