Usklajevanje zalog je proces, pri katerem podjetje uravnoteži svoj fizični inventar s številkami v svojih računovodskih knjigah. Za uskladitev zalog sta na voljo dve vrsti sistemov. Podjetja lahko za izvajanje te dejavnosti uporabljajo sistem periodičnega ali trajnega popisa. Kot pove že imena, sistem periodičnega popisa zahteva uskladitev inventarja ob več različnih obdobjih na leto, na primer vsako četrtletje; večna metoda nima te zahteve, saj zadostuje letni popis. V vsakem sistemu je potrebno fizično štetje zalog za primerjavo dejanskih postavk z računovodskimi poročili, tako da lahko računovodje po potrebi izvedejo prilagoditve.
V vsakem sistemu zalog se postopek začne z enakimi zgodnjimi koraki. Posameznik iz računovodskega oddelka običajno gre ven in prešteje vse fizične predmete, navedene kot zaloge. Kopija knjižnega inventarja iz računalnika lahko pomaga računovodju pri štetju fizičnega inventarja. Vse razlike med inventarjem, navedenim na računalniškem izpisu, in dejanskim inventarjem je treba označiti na poročilu. Vse zaloge je treba prešteti, preden se začne postopek usklajevanja.
Ko je fizično štetje končano, lahko računovodje začnejo s postopkom usklajevanja zalog. Ta postopek zahteva, da računovodja primerja svoje fizične številke s postavkami, navedenimi v računovodskem sistemu. Vse razlike in posledične razlike v dolarjih morajo biti jasno označene v poročilu o uskladitvi. Računovodja mora poiskati razlog za te razlike in izslediti kakršen koli napačen inventar. Na primer, zaloge, ki so prodane, vendar še niso zabeležene v računovodski knjigi, lahko povzročijo razlike v zalogah med postopkom usklajevanja.
Namen postopka usklajevanja zalog je dvojen. Prvič, podjetje poroča o natančnejših številkah v svojih računovodskih izkazih, tako v izkazu poslovnega izida kot v bilanci stanja. Ustrezni računovodski izkazi in poročila odražajo resnično vrednost podjetja in omogočajo deležnikom boljše presoje. Drugič, natančno stanje zalog lahko prepreči preplačilo davkov. Državne agencije lahko ob koncu vsakega leta obračunajo davke na neprodane zaloge; preveč zalog ob koncu leta poveča te davke.
Uskladitev zalog lahko podjetju pomaga dokazati, da ima ustrezne notranje kontrole. Kraja, kvarjenje in poškodovan inventar lahko znatno povečajo stroške poslovanja podjetja. Neustrezen nadzor nad stroški, povezanimi z zalogami, lahko hitro pojede dobiček podjetja. Revizorji pogosto gledajo na notranje kontrole kot na del zunanjega pregleda podjetja. Nacionalni računovodski standardi lahko zahtevajo tudi skladnost s postopki usklajevanja zalog za nekatere vrste podjetij.
SmartAsset.