Usklajevanje gotovine je postopek, ki se uporablja za primerjavo stanja med knjigami in količino gotovine v blagajni. Ta pristop je potreben za podjetja, ki vzdržujejo denarni sklad, pa tudi za uskladitev zneska denarja na bančnih računih s stanjem, prikazanim v računovodskih evidencah. Osnovna ideja za uskladitev gotovine je obračunavanje vseh denarnih virov in zagotovitev, da v obravnavanem obdobju ni nobenega dvoma o prejetih ali porabljenih denarjih.
Denarna uskladitev se lahko izvede kadar koli. Nič nenavadnega ni, da podjetja, ki vzdržujejo denarni sklad za hitre nakupe artiklov po določeni ceni, izvedejo uskladitev male gotovine vsaj enkrat na teden. V nekaterih primerih se lahko postopek usklajevanja gotovine v blagajni z računovodskimi evidencami zgodi vsak dan. Odločitev o tem, kako pogosto se boste vključili v to vrsto usklajevanja, je odvisna od količine transakcij, izvedenih vsak dan ali teden, in vrste zadevnih denarnih računov.
Čeprav se postopek usklajevanja gotovine razlikuje od ene nastavitve do druge, obstaja nekaj osnov, ki bodo verjetno veljale v vsaki situaciji. Prvi korak običajno vključuje štetje dejanskega denarja v blagajni, da se določi znesek, ki ga je mogoče takoj preveriti. Pri usklajevanju stanja sredstev, najdenih v blagajni, to običajno pomeni, da najprej seštejemo količino papirne valute, ki je pri roki, nato pa tudi preštejemo vse kovance, ki so prav tako v registru. To služi kot osnova za ujemanje teh vsot z zneski, ki jih najdemo v računovodski knjigi.
Običajno se bo uskladitev gotovine premaknila na knjigo in knjiženje, potrebno za obračunavanje prejemkov in izplačil, ki so bili nedavno opravljeni iz denarnih rezerv. Tukaj je cilj obračunati vsako od teh transakcij, knjižiti tako obremenitve kot dobropise, da se ugotovi znesek gotovine, ki je prikazan na trenutni datum. V idealnem primeru bi se številka v knjigi ujemala s fizičnim inventarjem gotovine v blagajni, kar bo omogočilo, da so knjige uravnotežene in vsote točne. V primeru neke vrste neskladja je treba sprejeti ukrepe za ugotavljanje prisotnosti kakršne koli napake pri seštevanju ali odštevanju v knjigah ali poskusiti upoštevati možnost izplačila iz gotovine, ki ni bila evidentirana v knjigah.
Z vsemi oblikami usklajevanja gotovine je mogoče razmeroma hitro identificirati neskladja, kar pomeni tudi, da je težave mogoče rešiti, preden manjše razlike pripeljejo do večjih. Na primer, izvedba uskladitve gotovine v registru ob koncu vsakega delovnega dne bo v veliki meri pomagala preprečiti kakršno koli krajo, ki bi se lahko zgodila, in upoštevala vse situacije, v katerih je na voljo več gotovine, kar odražajo računovodske evidence. . Zgodnje prepoznavanje neskladij poveča možnost hitrega prepoznavanja izvora, potrebnih prilagoditev in napredovanja z natančnim stanjem gotovine.