Usklajene kopije so natančne kopije dokumenta, ki se pripravi, kadar ni mogoče preprosto podvojiti kopije izvirnega dokumenta. V bistvu to naredi konformirano kopijo poustvarjanje izvirnika. Da bi bil ta vrsta kopije, mora dokument vsebovati vse elemente izvirnika, brez sprememb v besedilu ali strukturi, ne glede na to, kako majhne ali nepomembne so spremembe.
Usklajena kopija se lahko uporablja v številnih primerih. Sodni sistemi dovoljujejo uporabo takšnih dokumentov in jih pogosto uporabljajo za namene vložitve. V tem primeru je kopija vtipkana in izdelana natanko kot izvirnik. Poleg tega bodo v dokument vključeni tudi vsi ročno napisani zapisi na robovih. Sodni uradnik bo primerjal kopijo z izvirnikom, da bi zagotovil, da so vsi vidiki obeh dokumentov enaki, vključno z morebitnimi datumi. Če se na izvirniku pojavi sodnikov podpis, lahko sodnik podpiše tudi usklajeno kopijo ali pa se lahko v ustrezna polja vnese sodnikovo ime in datum. Ko je primerjava končana in referent ugotovi, da so dokumenti zrcali drug drugega, se kopija žigosa in ji dodeli datum vložitve.
To obliko uporabljajo tudi podjetja. To se pogosto zgodi, ko več oddelkov potrebuje dostop do pogodb in drugih pomembnih dokumentov. Izvirni podpisani dokumenti so običajno shranjeni na varnem mestu, medtem ko so usklajena kopija ali kopije na voljo za splošno uporabo med različnimi oddelki znotraj organizacije. Ta pristop zagotavlja, da je kopija izvirnega podpisanega dokumenta vedno pri roki, vendar omogoča širok dostop do določil in pogojev določenega dokumenta tistim, ki te informacije potrebujejo za pomoč strankam ali drugače opravljanje njihovih nalog, povezanih z delom.
Isti posameznik, ki je bil podpisnik izvirnega dokumenta, lahko podpiše ustrezno kopijo. Če to ni mogoče ali praktično, se lahko v polje za podpis vpiše ime posameznika. Na podoben način je možno overiti ali notarsko overiti skladno kopijo. Vendar se to dejanje običajno šteje za nepotrebno.
SmartAsset.