Uslužbenec glavne knjige je odgovoren za vnos informacij v knjige računov v imenu podjetja ali organizacije. Zakoni v mnogih državah od lastnikov podjetij zahtevajo, da vodijo podrobne finančne evidence prihodkov in odhodkov, ki se pregledajo in se uporabljajo med davčnimi pripravami in revizijami podjetja. Uslužbenec glavne knjige mora zagotoviti, da so finančne informacije natančno zabeležene in da so knjige podjetja uravnotežene na dnevni, tedenski ali mesečni ravni.
Mnoga podjetja vodijo ločene knjige za različne vrste stroškov, kot so plače ali inventar. Preden se sredstva nakažejo ali dvignejo s teh računov, lahko uslužbenec glavne knjige najprej prenese vse transakcije skozi glavno knjigo. Vloge se evidentirajo v glavni knjigi, nato pa se bremenijo tega računa in ponovno nakažejo v ustrezno podknjigo. Uslužbenec uporablja številke računov podknjige za sledenje teh vlog in dvigov, vendar knjiga računov glavne knjige vsebuje podrobnosti o vseh bremenitvah in kreditih podjetja.
Na koncu vsakega dneva mora končno stanje v knjigi odražati skupno vsoto začetnega stanja dneva plus vsa dobroimetja in minus vse bremenitve. Podjetja običajno zahtevajo, da uradnik dnevno uravnoteži glavno knjigo. Če se odkrijejo kakršna koli odstopanja, mora referent knjige skrbno pregledati vse transakcije in potrdila, da ugotovi vir težave. Uslužbenec mora popraviti napako in zagotoviti, da je končna bilanca točna. V nekaterih državah uradnikom ni treba vsakodnevno revidirati poslovne knjige, vendar pogosteje ko se knjige pregledujejo, lažje lahko uradniki odkrijejo in rešijo težave.
Uslužbenci poslovnih knjig so včasih odgovorni za pripravo finančnih poročil in za predstavitev direktorjem ali lastnikom podjetij. Na vprašanja o finančni uspešnosti podjetja lahko odgovorijo s sklicevanjem na podatke v knjigah. Ko davčni organi izvajajo revizije, je referent glavne knjige odgovoren za odgovarjanje na vprašanja revizorja ter za zagotavljanje kopij potrdil in finančnih informacij, ki jih revizorji zahtevajo.
Nekatera podjetja najamejo pooblaščene javne računovodje, da delajo kot uradniki za knjigovodstvo. Ti posamezniki imajo običajno visokošolsko diplomo iz računovodstva, financ ali sorodnega področja in imajo licenco za delo kot računovodje. Večja podjetja lahko zaposlujejo veliko število uslužbencev, ki nadzorujejo finance različnih oddelkov podjetja. Mala podjetja včasih najamejo knjigovodje, ki nimajo formalnega računovodskega usposabljanja, da delajo kot uradniki za knjigovodstvo. Ti posamezniki imajo lahko visokošolsko izobrazbo ali pa tudi ne, vendar imajo običajno nekaj izkušenj kot pisarniški administratorji, tajniki ali zakladniki.