Upravni zapis je vsak dokument, povezan z načini upravljanja ali vodenja organizacije. Strokovnjaki vodijo administrativne evidence, da bi lahko imeli zgodovino poslovanja, sestankov, strank in financ. V nekaterih primerih je morda potrebna administrativna evidenca za pravne namene. Ti dokumenti so pogosto shranjeni v elektronski obliki. Kadar pa je potrebna uradna administrativna evidenca, lahko strokovnjaki natisnejo dokumente na papir, ki ima vodni žig ali zapečaten, da pokaže, da so pooblaščeni zapisi.
Vodja podjetja lahko za sprejemanje finančnih odločitev uporabi administrativni zapis. Na primer, če načrtuje, koliko proračuna za določen projekt, lahko dostopa do zapisov, da izve, koliko je bilo porabljenih v preteklosti. Finančne administrativne evidence se lahko uporabljajo tudi pri revizijskih procesih, ki jih izvajajo notranje za namene finančnega načrtovanja ali zunanje regulativne agencije.
Običajno je tudi, da se za namene upravljanja objektov vodi administrativna evidenca. V primerih, ko mora vodja nadzorovati objekte, da zagotovi, da so skladni z varnostnimi in zdravstvenimi predpisi, so lahko zapisi v pomoč pri dokazovanju, da je sprejel potrebne varnostne ukrepe. Če se v objektu zgodi nesreča, lahko vodja predloži potrebne administrativne zapise, da pokaže, da ni odgovoren za kakršno koli škodo ali primere telesnih poškodb.
Administrativna evidenca je lahko izjemno pomembna, ko gre za upoštevanje pogodbe. Če je posameznik obtožen vedenja, ki je v nasprotju s pogodbenimi pogoji, lahko sledi sodni postopek. V tem primeru se lahko z upravnimi evidencami dokaže posameznikova nedolžnost ali krivda.
Upravne evidence se pogosto uporabljajo v primerih, ko je podjetje ali agencija obtožena, da deluje na način, ki škoduje okolju ali javnemu zdravju ali varnosti. V teh primerih lahko sodnik zahteva, da organizacija predloži svojo administrativno evidenco. Zapis je v tem scenariju lahko papirna sled, ki pravnim uradnikom pomaga razumeti korake, ki jih je sprejela organizacija. Sodniki lahko s temi dokumenti ugotovijo, ali se je organizacija obnašala zlonamerno ali muhasto.
Upravno evidenco lahko vodi vsak strokovnjak v organizaciji, ki ima dostop do informacij o vodstvenih odločitvah. V nekaterih primerih lahko menedžerji in vodilni delavci najamejo pomočnike, ki vodijo evidenco o izvedenih sestankih in dejanjih. Delo, ki se digitalno spremlja, kot so finančne transakcije in vnos podatkov, se lahko uporablja tudi v administrativnem zapisu.
SmartAsset.