Upravljanje zapisov (RM) je postopek za ravnanje z zapisi od trenutka, ko so ustvarjeni, do točke, ko jih je treba odstraniti. Ljudje, ki se ukvarjajo z upravljanjem dokumentov, imajo običajno visokošolsko izobrazbo in specializirano usposabljanje na tem področju, vključno z usposabljanjem za posebne vrste industrij in podjetij. Za velike institucije je lahko vodenje evidenc lahko delo s polnim delovnim časom za veliko osebje, medtem ko se manjše organizacije lahko zanesejo na sekretarja ali pisarniškega pomočnika, ki bo upravljal svoje evidence.
Dobro implementiran sistem za upravljanje dokumentov se začne na mestu ustvarjanja, s standardiziranim sistemom za ustvarjanje dokumentov, ki je zasnovan tako, da naredi zapise uporabne, dosledne in enostavne za dostop. Ti standardi veljajo za vse, od tega, kako je zapis oblikovan, do tega, kako so informacije predstavljene v notranjosti. Ko je zapis ustvarjen, vstopi v sistem za upravljanje dokumentov, kjer se beleži, spremlja in vzdržuje.
Ko nekdo potrebuje dostop do zapisa, sistem omogoči, da se zapis najde. Vnose v indeksiranje lahko uporabite za potrditev, da je zapis popoln, in za beleženje, kako in kdaj je bil zapis uporabljen. Sistem se lahko uporablja tudi za ocenjevanje pristojbin za dostop do zapisov, kar je običajna praksa, ko ljudje želijo kopije svojih zapisov. Ob koncu življenjske dobe zapisa se lahko odstrani z arhiviranjem, uničenjem ali na drug način.
Upravljani zapisi lahko vključujejo digitalne ali fizične zapise, včasih pa tudi mešanico obeh. Ker je več podjetij prešlo na brezpapirno pisarniško obliko, je del tega procesa vključeval digitalizacijo fizičnih zapisov in vzpostavitev zbirk podatkov, ki dajejo prostor za razvoj pisarniškega sistema za upravljanje dokumentov.
Kritičen vidik upravljanja z evidencami je skladnost s splošno sprejetimi standardi za panogo, pa tudi z zakonodajo. Na primer, zdravstvene in pravne evidence je treba nadzorovati zaradi zasebnosti, medtem ko morajo računovodske evidence upoštevati računovodske standarde. Ljudje, ki delajo z dokumenti in ravnajo z njimi, se usposabljajo na področju arhivske prakse, varnosti in organizacije dokumentov, tako da lahko delajo učinkovito in uspešno.
Ljudje z visoko izobrazbo na področjih, povezanih z upravljanjem evidenc, imajo na voljo številne zaposlitvene možnosti. Ti vključujejo upravljanje obsežnih arhivov in dokumentov, sodelovanje z organizacijami, ki razvijajo standarde in prakse za zapisovalce, in pomoč pri načrtovanju programske opreme, ki se uporablja pri upravljanju dokumentov. Strokovnjaki, ki nimajo izobrazbe, imajo lahko bolj omejene zaposlitvene možnosti, tudi z bogatimi izkušnjami, odvisno od vrste evidenc, ki jih želijo obravnavati.