Podjetja in druge organizacije, pa tudi posamezniki, ki obdelujejo veliko informacij, potrebujejo sisteme za upravljanje dokumentov za arhiviranje, zaščito, pridobivanje in skupno rabo teh informacij. Upravljanje dokumentov je organiziran sistem, ki metodično obdeluje, shranjuje in obnavlja dokumente in podatke v njih. Za papirne ali papirne dokumente se postopek lahko preprosto imenuje sistem arhiviranja.
Upravljanje dokumentov je sodobnejša različica, ki običajno vključuje elektronsko izdelavo, shranjevanje in iskanje dokumentov in drugih datotek, kar zagotavlja varen dostop tistim, ki imajo dovoljenje. Poleg tipičnih dokumentov, kot so besedilne datoteke ali skenirane kopije papirnatih dokumentov, lahko upravljanje dokumentov vključuje tudi zvočne in video datoteke, e-pošto, fakse, poročila, fotografije, pisave, grafike in druge slike.
Programska oprema za upravljanje z dokumenti je bila ustvarjena z namenom uvedbe pisarn brez papirja. Ob spoznanju, da je ta poslovni model nemogoče izpopolniti, so novejši modeli začeli integrirati tako papirno kot elektronsko upravljanje dokumentov. Ker imajo organizacije različne potrebe, so sistemi za upravljanje dokumentov zasnovani posebej za obravnavanje določenih vidikov razvrščanja in upravljanja informacij.
En primer je bančna industrija. Dandanes banke namesto pošiljanja preklicanih čekov skupaj z bančnimi izpiski naredijo miniaturne digitalne kopije čekov in jih po potrebi natisnejo. Banka hrani tudi kopijo za svojo evidenco. Dejanski pregledi se lahko uničijo ali shranijo na varnem mestu za varnostno kopiranje v primeru okvare računalnika ali poškodovanih podatkov.
Drug dober primer so oglaševalske agencije. Namesto da bi uporabili vrhunski prostor za držanje snemalnih plošč in predstavitvenega materiala, je mogoče te elemente spremeniti v digitalne podatke. Celotno oglaševalsko akcijo je mogoče preoblikovati v nekaj datotek ali map, shranjenih na računalniku, do katerih lahko kasneje dostopate, jih distribuirate ali natisnete po potrebi.
Upravljanje dokumentov lahko učinkovito poenostavi vsako pisarniško okolje. Z razvrščanjem in priročnim shranjevanjem informacij ter njihovo enostavno dostopnostjo ta proces pomaga zaposlenim pri učinkovitejšem delu. Upravljanje dokumentov ne prihrani le prostora in časa, ampak tudi denar. Ker je veliko bolj učinkovit kot tipični sistemi za vlaganje, lahko tudi zmanjša stres na delovnem mestu.
SmartAsset.