Enterprise content management je programski izdelek, ki upravlja pisne dokumente. To vrsto programske opreme najpogosteje najdemo v velikih korporacijah ali ustanovah. Zahteva po tovrstni programski opremi je narasla zaradi uporabe programov za obdelavo besedil za razvoj vsebine in potrebe po vodenju tega procesa z velikim številom urednikov in sodelavcev.
Obstajata dva razreda rešitev za upravljanje vsebin podjetja: upravljanje vsebine spletnega mesta in upravljanje vsebine poslovnih procesov. Oba razreda nudita standardni nabor funkcij in funkcionalnosti, zasnovanih za izboljšanje upravljanja dokumentov, urejanja, urejanja različic in odobritev. Dejanska izvedba teh konceptov se med obema možnostma razlikuje. To vpliva na preglednost in poslovni proces, ki je potreben za uporabo teh sistemov.
V sistemu za upravljanje vsebine podjetja je rezultat poteka dela objavljen na spletni strani podjetja. Vsi dokumenti, osnutki in različice so shranjeni in vzdrževani na spletnem strežniku. Za dostop do tega sistema uporabniki gredo na internet in dostopajo do spletne strani podjetja. Vnesejo uporabniško ime in geslo za ogled vsebine, za katero so odgovorni za ustvarjanje, urejanje in odobritev.
Vsak dokument, ki bo objavljen na spletni strani, mora biti ustvarjen v tem sistemu. Pisec članka ga nato pošlje ekipi v urejanje. Različni uporabniki lahko dostopajo do dokumenta, urejajo in shranjujejo svoje spremembe. Programska oprema spremlja spremembe, ki jih je naredila vsaka oseba, in ohranja različice v pravilnem vrstnem redu.
Na koncu postopka urejanja se dokument predloži v pregled soglasniku. Pooblaščenec pregleda končno različico osnutka in lahko vidi vse popravke in spremembe, ki jih je naredil in kdo. Po odobritvi se dokument objavi na spletni strani.
Sistem za upravljanje vsebin podjetja je postavljen na omrežnem dokumentnem strežniku in se nahaja za požarnim zidom podjetja. Dostop je dovoljen glede na vaš položaj in stopnjo odgovornosti. V tem okolju so vsi dokumenti shranjeni v programski opremi za obdelavo besedil, kar uporabnikom omogoča enostavno uporabo obstoječih orodij za izpolnjevanje zahtev.
Dokumenti so lahko zasnovani na predlogah ali obrazcih in so shranjeni v skupnem repozitoriju. Uporabniki dostopajo do predlog in jih po potrebi posodabljajo. Po zaključku se dokumenti objavijo v skupnem imeniku, obvestilo pa se pošlje naslednji osebi v poslovnem procesu. Dokument po potrebi pregledajo in uredijo. Po zaključku je dokument odobren in ni več mogoče spreminjati.
SmartAsset.