Upravljanje tiskanja ima lahko veliko definicij. Najbolje ga je mogoče opisati kot nadzor, vzdrževanje in spremljanje tiskalnega okolja in ravni njegove produktivnosti. Na splošno lahko skrbnik, ki se ukvarja z upravljanjem tiskanja, upravlja vse tiskalnike v svojem omrežju. Dobil je sprotne posodobitve stanja tiskalnikov in omrežja, v katerem delujejo. V bistvu lahko z enega računalnika upravlja številne tiskalnike in njihova okolja. Če skrbnik ni bil vključen v dejavnosti upravljanja tiskalnika, bo morda moral skrbeti za vsak računalnik posebej.
Upravljanje tiskanja naj bi podjetjem in organizacijam zagotovilo orodja, da kar najbolje izkoristijo svoje vire. Prostor, strojna oprema, programska oprema in čas – tako kot pri rokih – se upoštevajo pri poskusu racionalizacije tiskalnih operacij. Lastniki podjetij se lahko odločijo za zunanje izvajanje dejavnosti upravljanja tiskanja in upoštevajo nasvete strokovnjakov, ki zagotavljajo storitve upravljanja tiskanja. Na primer, storitev za upravljanje tiskanja tretje osebe lahko oceni tiskarske postopke podjetja in ponudi predloge, kot so nadgradnje strojne in programske opreme, selitev opreme ali dodatek zaposlenega za povečanje produktivnosti.
Poročila, ki jih zagotavljajo osnovne dejavnosti upravljanja tiskanja, lahko pomagajo skrbniku, da spremlja, kaj se dogaja v njegovem tiskalnem okolju. Če skrbnik ugotovi dejavnosti, za katere meni, da bi lahko pozneje prispevale k težavi, lahko sprejme ukrepe za spremembo tega vedenja v okolju tiskanja. Na primer, skrbnik, ki opazi, da se papir zapravlja, lahko uvede omejitve tiskanja ali zahteva, da uporabniki uporabijo možnosti, ki omogočajo obojestransko tiskanje.
Upravljanje tiskanja lahko pomaga tudi skrbniku pri odpravljanju težav. Obvestila in skripte je mogoče na daljavo pošiljati prek sistema za reševanje težav. Te težave so lahko v obsegu od preprostih sprememb tonerja in papirja do okvar sistema. Ker se majhne težave odkrijejo, preden se spremenijo v večje, je mogoče zmanjšati potrebo po večji tehnični podpori.
Poleg racionalizacije poslovanja lahko upravljanje tiskanja pomaga pri prihranku denarja in povečanju produktivnosti podjetja ali organizacije. Na primer, koristne dejavnosti upravljanja tiskanja vključujejo tiste, ki zmanjšajo količino odpadkov in zmanjšajo količino popravil, potrebnih za ohranjanje delovanja tiskalnega okolja. Če želite zares izkusiti prednosti upravljanja tiskanja, je treba izvesti spremembe v skladu s posebnimi potrebami podjetja.