Z upravljanjem tiskalnega strežnika lahko skrbniki povežejo oddaljene tiskalnike z omrežji in upravljajo njihove naloge. Oddaljeni uporabniki lahko nato dostopajo do omrežja in pošiljajo tiskalna opravila tiskalnikom v skupni rabi. Z upravljanjem tiskalnega strežnika lahko skrbniki spremljajo vse težave, povezane z njihovimi tiskalniki. Skrbniki si lahko tudi ogledajo, upravljajo in izvajajo opravila ter dostopajo do poročil tiskalnika.
Tiskalni strežniki omogočajo skrbnikom dostop do vseh tiskalnikov, povezanih v omrežje. Upravljanje tiskalnega strežnika se nanaša na upravljanje, ki ga izvajajo skrbniki, pri katerem nadzorujejo in po potrebi spreminjajo delovanje tiskalnikov v omrežju. Skrbniki ali namizni tehniki lahko spremljajo zdravje tiskalnega strežnika in jih pozovejo o posodobitvah stanja tiskalnikov v skupni rabi v realnem času. Tako so skrbniki in namizni tehniki obveščeni o funkcionalnosti tiskalnika in tiskalnega strežnika.
Na splošno bi moral biti nekdo, ki se ukvarja z upravljanjem tiskalnikov, kadar koli sposoben določiti stanje razpoložljivosti tiskalnikov v skupni rabi. V mnogih pogledih je upravljanje tiskalnega strežnika skoraj tehnična poimenska za tiskalnike v omrežju. Skrbniki ali namizni tehniki lahko tudi ugotovijo, kako »zdravi« so povezani tiskalniki. O napakah pri tiskanju in drugih težavah s tiskalnikom, ki ogrožajo funkcionalnost, lahko poročate prek upravitelja tiskalnika in jih ustrezno obravnavate.
Upravljanje tiskalnega strežnika ponuja številne prednosti. Z vključitvijo v strategije upravljanja tiskanja lahko skrbniki prihranijo denar in preprečijo nastanek večjih sistemskih težav. Na primer, če skrbnik zazna kritično težavo s tiskalnimi strežniki z upravljanjem tiskalnega strežnika, se lahko izogne izpadom električne energije in nedostopnosti tiskalniških strežnikov. Podobno lahko spremljanje zdravja tiskalniškega strežnika in pozoren na kazalnike zmogljivosti skrbniku prihrani velike stroške popravil, če lahko ujame in odpravi kritično težavo, preden doseže neobvladljivo točko. Na ta način je lahko upravljanje tiskalnega strežnika kot zavarovalna polica pred okvarami tiskalnika in kritičnimi težavami z okvaro omrežja.
Splošne težave z vzdrževanjem je mogoče rešiti tudi z upravljanjem tiskalnega strežnika. Na primer, nekdo z dovoljenjem za upravljanje tiskalnika si lahko ogleda upravitelja tiskanja in počisti čakalne vrste, polne presežnih ali neželenih tiskalnih opravil. Obrezovanje čakalnih vrst lahko povzroči boljšo zmogljivost in prihrani skupne vire, kot sta papir in računalniški pomnilnik. Tiskalniške gonilnike je morda mogoče nadzorovati tudi z upravljanjem tiskanja, tako da poenostavijo zmožnosti tiskalnikov za dokončanje svojih nalog. To je lahko tudi koristno, če težave s tiskalnikom kdaj potrebujejo odpravljanje težav in mora skrbnik manipulirati z gonilniki, da najde rešitev.