Upravljanje računov je interna poslovna funkcija, ki je odgovorna za upravljanje dokumentov prodajalcev ali dobaviteljev. Računi predstavljajo izvorni dokument v računovodstvu. Izvorni dokumenti opisujejo posebne informacije v zvezi s finančno transakcijo. Prodajalci podjetjem običajno nudijo zunanje storitve, kot so vzdrževanje, komunalne storitve, pisarniški material ali oglaševanje. Dobavitelji predstavljajo podjetja, ki podjetjem zagotavljajo gospodarske vire. Gospodarski viri vključujejo surovine in neposredno delo, potrebno za proizvodnjo potrošniškega blaga ali storitev. Podjetja uporabljajo postopke upravljanja računov, da zagotovijo, da prodajalci in dobavitelji pravočasno prejmejo plačila.
Običajen postopek upravljanja računov je trosmerni sistem ujemanja, ki ga najdemo v funkcijah plačljivih obveznosti. Naročila predstavljajo interne informacije podjetja, ki posameznikom zagotavljajo posebna pooblastila za nakup artiklov od prodajalcev ali dobaviteljev. V podjetju običajno obstajata dve kopiji naročil. Ena se pošlje prodajalcu ali dobavitelju, ena pa ostane v računovodstvu podjetja. Ta dokument se začne uporabljati pozneje med postopkom upravljanja računov.
Podjetja, ki uporabljajo programsko opremo poslovne tehnologije, lahko uporabljajo elektronske kopije naročil. Namesto da bi ohranila papirno kopijo v datoteki, lahko podjetja te informacije skenirajo v strežniško bazo podatkov. To omogoča posameznikom, da po potrebi pregledajo ali pridobijo naročilo. Poslovna programska oprema lahko tudi poveča natančnost informacij o naročilu.
Drugi dokument v sistemu vodenja trosmernih računov za tekme je prejemnica. Prejemna vozovnica in označuje, da je vse blago ali storitve podjetje prejelo v skladu z naročilnico. Za prevzem vozovnic je običajno odgovorno skladišče ali administrativno osebje podjetja. Kopija naročilnice in prejemnice se pošlje v računovodstvo za dokončanje plačila računa.
Mnogi prodajalci in dobavitelji strankam ponujajo 30 dni za plačilo, preden ocenijo provizije in obresti na neplačana stanja. Uslužbenci računov bodo potrdilo o prevzemu in naročilnico vložili v neporavnano datoteko. Po prejemu končnega računa prodajalca, ki zahteva plačilo, bo referent za obveznosti uskladil vse tri dokumente, da zagotovi ujemanje informacij. Ujemanje informacij v vsakem dokumentu je bistvo trismernega sistema upravljanja računov. Podjetja redko plačajo prodajalcem ali dobaviteljem, če se dokumenti ne ujemajo. Ko je postopek obračunavanja zaključen, bodo uslužbenci izrezali ček za račun, zahtevali podpis od lastnika ali ustreznega upravitelja in ček poslali po pošti.
Podjetja lahko uporabljajo prilagojene sisteme za upravljanje računov. Lastniki in menedžerji podjetij bodo razvili sistem, ki bo najbolje podpiral njihove zaledne in računovodske funkcije. Večje organizacije, ki prejemajo več sto računov vsak mesec, si lahko zaželejo enostavnejši sistem kot trosmerno ujemanje. Upravljanje računov ne zahteva, da vsa podjetja uporabljajo isti sistem.
SmartAsset.