Za razliko od tradicionalnega vodenja projektov, ki se osredotoča le na vsak posamezen projekt podjetja, upravljanje projektnega portfelja (PPM) upošteva celotne projekte organizacije. PPM je torej nadzorovana analiza in koordinacija projektov podjetja. Z uporabo orodij, programske opreme in procesov PPM pogosto omogoča razporeditev virov in optimalno zaporedje projektov. Prav tako lahko analizira največje donose za podjetje z identifikacijo tistih projektov, ki so najbolj pomembni. Navsezadnje lahko upravljanje portfelja projektov vključuje vse poslovne cilje organizacije in zmanjša pogostost prekrivanja projektov ali projektov, ki črpajo vire.
Upravljanje projektnega portfelja (PPM) je usklajena analiza in nadzor projektov podjetja. Čeprav mnogi poslovni strokovnjaki menijo, da je pomemben za informacijsko tehnologijo, lahko PPM uspešno izvaja večina industrij. Podjetja pogosto izvajajo več projektov hkrati, ki lahko omejijo sredstva, kot so denar, čas, ljudje in zmogljivost. Eden od verjetnih ciljev upravljanja projektov in portfelja je razporediti ta sredstva, da bi podjetju pomagali doseči največji dobiček. PPM lahko pomaga tudi menedžerjem določiti optimalno mešanico in zaporedje predlaganih projektov ob upoštevanju dejavnikov iz resničnega sveta.
Ko se organizacije lotevajo projektov, se pogosto zavežejo k znatnim ravnem naložb. Upravljanje portfelja projektov se včasih primerja z upravljanjem portfelja, saj oba zahtevata nadzor nad naložbami. PPM pogosto omogoča upravljavcem, da optimizirajo, uravnotežijo in nenehno fino prilagajajo svoje portfelje, s čimer dosežejo večje donose in hkrati zmanjšajo splošno tveganje.
Posebna orodja, programske aplikacije in procesi pogosto predstavljajo temelj za upravljanje portfelja projektov. Na primer, uporaba drevesa odločanja z razvejanimi vozlišči lahko podrobno opiše vsak potencialni projekt v zvezi s proračunom posameznega portfelja. Vodje bodo tako verjetno uporabili te informacije, da bi se odločili, kateri projekti si lahko privoščijo in katere ne. Drugo orodje lahko zgradi centraliziran krožni pogled na projekte, pri čemer so nezdravi, nizkovrednostni ali podvojeni projekti potisnjeni na zunaj kroga. Člani skupine za vodenje projekta lahko nato izračunajo ocenjene donosnosti naložb za vse projekte in objavijo posnetek pričakovane uspešnosti portfelja, da ocenijo, kateri projekti so najbolj smiselni.
Različne meritve in strategije, ki jih ponuja PPM, lahko pomagajo managerjem pri doseganju specifičnih poslovnih ciljev. Na primer, namesto da bi se osredotočali samo na trženje in razvoj projektov, načela PPM običajno vključujejo dodatne ključne dejavnike, kot so financiranje, povpraševanje strank in poraba virov podjetja. Tako lahko odločitev za vlaganje in procesi za nadaljevanje projekta odražajo primerjave koristi s stroški.
Druga jasna značilnost PPM je njegova sposobnost ocenjevanja in določanja prednostnih nalog projektov. Vsak projekt, ki ga izbere podjetje, je pogosto treba oceniti glede na njegovo poslovno vrednost in skladnost s politiko. Ko se bodo zmogljivosti podjetja širile, se bo verjetno povečal tudi njegov portfelj. Tako upravljanje portfelja projektov pogosto pomaga podjetjem, da zavrnejo naloge, ki črpajo vire, in sprejmejo projekte, ki so smiselni v smislu časa in denarja.
Medtem ko je poznavanje posamezne uspešnosti vsakega projekta pomembno, je vpliv vsakega projekta na sam portfelj enako pomemben. Vodja projekta bo tako verjetno določil, kako vsak projekt prispeva k splošnemu doseganju portfelja, ali lahko kateri koli projekt povzroči negativen vpliv na prihodnje projekte in kateri projekti v portfelju so odvisni od drugih. Delo na tej ravni bo morda zahtevalo povzetek ključnih podatkov, da se izognete preobremenitvi z informacijami. Upravljanje portfelja projektov lahko tako zagotovi povzetek uspešnosti in napredka ter merjenje ocen glede na dejanske stroške.
Procesi upravljanja portfelja projektov se pogosto štejejo za dragocene v času gospodarskih težav, vendar nekatera podjetja te strategije izvajajo kot vsakodnevne prakse. Brez PPM lahko organizacija doživi prekrivajoče se ali odvečne projekte, projekte, ki delujejo z različnimi nameni, ali tiste, ki niso usklajeni s poslovnimi strategijami. Takšne pasti se bodo verjetno pojavile, ker je lahko vsak projekt na papirju videti dobro, vendar dejanske vrednosti morda ne bodo vidne, dokler jih ne analiziramo z orodji, ki temeljijo na rezultatih.