Večina podjetij je razdeljena na poslovne enote, ki so specializirane za posamezna področja poslovanja. Upravljanje portfelja aplikacij je proces za upravljanje aplikacij določenega poslovanja znotraj podjetja. Nekateri primeri vključujejo prodajo, trženje, proizvodnjo in bančništvo. Portfelj je običajno skupek vseh aplikacij podjetja.
Upravljanje portfelja aplikacij je poslovna tehnika, ki posebne aplikacije kategorizira v poslovne portfelje. Portfelj aplikacij je nabor programske opreme, ki jo uporablja podjetje. To vključuje tako administrativne kot poslovne aplikacije. S pregledom vseh aplikacij kot portfelja lahko višji vodstveni delavci bolje razumejo prednostne naloge podjetja.
Prvi korak k izvajanju upravljanja portfelja je dostop do obstoječega inventarja aplikacij v podjetju. Ta katalog aplikacij bo zagotovil pregled stroškov in investicijskih dejavnosti v celotni organizaciji. Ko je katalog ustvarjen, ga lahko vsaka poslovna enota pregleda in določi prednostno.
Večino portfeljev aplikacij upravljajo vodje programov informacijske tehnologije (IT). Ti menedžerji so odgovorni za dnevno podporo in delovanje vseh aplikacij znotraj določenega portfelja. Direktor za upravljanje portfelja aplikacij je posameznik, ki je strokovnjak za upravljanje velikih programov s konkurenčnimi prioritetami.
Vodja portfelja je odgovoren za vse vidike IT za posamezno poslovno enoto. Običajno upravlja zaposlene, pogodbe in odnose s strankami. Proces upravljanja portfelja aplikacij je zastrašujoča naloga, ki zahteva odlične sposobnosti vodenja projektov. Večina vodij programov je certificiranih za veščine vodenja projektov.
Učinkovito upravljanje portfelja aplikacij zahteva razumevanje operativnih stroškov in stroškov izboljšav za programsko aplikacijo. Ti stroški vključujejo podporne centre, omrežja in strojne naprave. Stroški informacijske tehnologije še naprej rastejo, saj se nove aplikacije dodajajo v portfelj operacije.
Večina strategij upravljanja portfelja vključuje preglede donosnosti naložbe za predlagane IT pobude. Poslovni primer je običajno potreben za vsako novo naložbo v IT. Ta poslovni primer opredeljuje poslovno potrebo, pričakovano vrednost in donosnost naložbe za aplikacijo. Ta dokument se kasneje pregleda v portfelju, da ugotovi, ali je nova prijava resnično potrebna.
Upravljanje portfelja aplikacij je discipliniran pristop k upravljanju programske opreme podjetja. Ta tehnika zagotavlja pomembne informacije o stroških, produktivnosti in splošni uspešnosti podjetja. Brez upravljanja portfelja lahko operativni stroški hitro uidejo izpod nadzora.