Izraz upravljanje pogodb se običajno uporablja v nabavnih ali nabavnih oddelkih. Kot del odgovornosti oddelka za nabavo se vodja pogaja, sprejema in podpisuje pogodbe z dobavitelji blaga in storitev za organizacijo. Upravljanje pogodbe je postopek zagotavljanja, da dobavitelj spoštuje dogovorjene pogodbene pogoje. Čeprav je vloga javnega naročila v pogajalskem procesu bistveni del procesa obvladovanja stroškov, je upravljanje pogodb tam, kjer se dejanski prihranki bodisi dosežejo bodisi zgrešijo.
Učinkovite prakse upravljanja pogodb imajo za posledico nižje operativne stroške, učinkovite storitve in močnejši pogajalski položaj v naslednjem krogu pogajanj. Upravljanje pogodbe vključuje zagotavljanje skladnosti s pogodbo, delovanje kot primarni kontakt za vprašanja, povezana s storitvijo in reševanjem sporov, ter upravljanje vseh plačil ali klavzul, dogovorjenih v pogodbi. Na splošno lahko upravljanje pogodb razdelimo na tri glavna področja: pragove, rabate in klavzule o uspešnosti.
Prag je izraz, ki se uporablja za opredelitev posebnih ciljev porabe v dolarjih, transakcij ali kupljenih enot. Ti pragovi so običajno vezani na dolarske popuste pri nakupni ceni in pogosto temeljijo na številu naročil, prejetih v določenem časovnem obdobju. Kot del pogajalskega procesa se pragovi pogosto uporabljajo za zahtevanje še večjih popustov, kot bi jih običajno zagotovil dobavitelj. Ko se obseg poveča, ima dobavitelj motivacijo in zmožnost znižanja cene, saj se njegovi stroški zmanjšujejo.
Popusti se uporabljajo kot nagrada ali spodbuda dobavitelju za doseganje določenih ciljev. Na primer, pekarna se lahko pogaja za nakup določene količine moke v določenem časovnem obdobju. Vse dodatne, nenačrtovane zahteve, ki so izpolnjene v določenem časovnem obdobju, so upravičene do rabata dobavitelju. Račun je za standardni znesek, rabat pa se izračuna in vrne dobavitelju kot nagrada za izpolnitev takojšnje potrebe. To prilagodljivost pogosto najdemo v časovno občutljivih okoljih, kjer je pogodba za standardni razpored dostave, vendar je za izpolnjevanje poslovnih zahtev potrebna dodatna prilagodljivost.
Klavzule o uspešnosti temeljijo na merljivih postavkah, ki so ključnega pomena za delovanje podjetja. Skupne klavzule temeljijo na dobavi v določenem časovnem okviru, izdajanju računov v določenem časovnem obdobju, izpolnjevanju referenčnih datumov dobave in odstotku dokončanosti za gradbene projekte. Namen klavzule o učinkovitosti je vzpostaviti sprejeto metodo merjenja med dobaviteljem in stranko. Te klavzule so pogosto vezane na kazni ali nagrade, odvisno od panoge.
Učinkovito upravljanje pogodb vključuje dnevno sledenje dejavnosti, upravljanje uspešnosti in spremljanje dobavitelja. Samo z aktivnim postopkom upravljanja pogodbe lahko podjetje uveljavlja kakršne koli ugodnosti, vključene v pogodbo. Te ugodnosti lahko vključujejo klavzule o predčasni izpustitvi, dodatna znižanja plačila in druge kazni.