Upravljanje plač je postopek, ki ga podjetja uporabljajo za kompenzacijo delavcev za njihovo delo. Ta postopek vključuje tudi zadržanje davkov na izplačane plače, kot so dohodek, socialna varnost in brezposelnost, pa tudi zapleti. Številna podjetja uporabljajo računalniško podprto poslovno ali računovodsko programsko opremo, ki jim pomaga pri tej poslovni funkciji. Vodje plač in uradniki v oddelku za človeške vire običajno vodijo datoteke zaposlenih, kjer ima podjetje pisne evidence, ki podpirajo odbitke, zadržane od plače zaposlenega.
Podjetja običajno razvijajo standardne sisteme upravljanja plač, da zagotovijo, da vsi zaposleni izpolnijo potrebno dokumentacijo za delo v podjetju. Ti podatki vsebujejo osebne podatke, ki se nanašajo na nacionalno identifikacijo posameznika, kraj stalnega prebivališča, dokumentacijo o izkušnjah in davčne dokumente. Papirologija se lahko nanaša na zvezne, državne ali lokalne vladne agencije. Podjetja morajo te dokumente hraniti v svojem sistemu upravljanja plač ves čas, ko delavec dela v podjetju in še nekaj let po tem, ko podjetje oziroma delavec preneha delovno razmerje.
Številni poslovni in računovodski programski paketi ali aplikacije vsebujejo module za obračun plač, ki jih podjetja lahko uporabljajo za upravljanje plač. Ti moduli lahko pomagajo avtomatizirati sisteme, ki izračunavajo davke na izplačane plače in odvzem plač. Večina programskih paketov in aplikacij na trgu danes omogoča podjetjem, da posodobijo svoje module za izplačane plače vsakič, ko se spremeni zakonodaja o davku na izplačane plače. To podjetju prihrani čas, še posebej, če ima podjetje več nacionalnih ali mednarodnih lokacij. Ti moduli lahko podjetjem pomagajo tudi pri ločevanju svojih sistemov za upravljanje plač glede na razred delavcev, kot so plače, urne ali druge klasifikacije.
Lastniki podjetij bi se morali posvetovati z odvetnikom, da zagotovijo, da njihovi sistemi za upravljanje plač vključujejo vso ustrezno dokumentacijo za najem delavcev, vzdrževanje informacij o plačilnih listih in odpuščanje zaposlenih. Pravna dokumentacija, povezana z upravljanjem izplačevanja plač, lahko hitro postane dolgočasna in zahteva veliko časa in truda, da se ravnate naravnost. Lastniki, ki ne posodabljajo evidenc o plačah, se lahko soočijo s strogimi kaznimi vladnih agencij v zvezi s podatki o plačilnih listih. Ne samo, da lahko lastnike to stane velike količine kapitala, ampak lahko tudi prisili manjša podjetja v stečaj.
Mala podjetja ali lastniki z malo izkušnjami na področju plač lahko ta postopek oddajo tretji osebi. Medtem ko zunanje izvajanje plačilne liste ne razrešuje v celoti odgovornosti podjetja, lahko lastnikom pomaga, da se izognejo izpolnjevanju večine dokumentacije v zvezi s plačilno listo. Obdelovalci tretjih oseb podjetjem ponujajo tudi možnost izvajanja preverjanja preteklosti ali kreditne sposobnosti potencialnih zaposlenih, kar lahko pomaga omejiti ali prepovedati prihodnje težave zvijačnim ali nezadovoljnim delavcem.
SmartAsset.