Okoli leta 2004 so ljudje in podjetja s porastom družbenih omrežij začeli uporabljati skupno označevanje, znano tudi kot folksonomija. Ko se je praksa uveljavila, je postala nujna organizacija teh oznak znotraj njihovih programov za sodelovanje in wikijev s poslovnimi informacijami. Upravljanje oznak omogoča navzkrižno sklicevanje na objekte in konsistentnost med uporabniki, zaradi česar je navigacija in iskanja učinkovitejša. Od leta 2011 sta na voljo dve obliki upravljanja oznak, ki omogočata organizacijo »nadzora navkreber« in »vrtnarjenja navzdol«. Potreba po upravljanju oznak narašča, saj so oznake med drugim prerasle prek družbenih omrežij v zaznamke v podjetju, podatkovne baze izdelkov, wikije za upravljanje znanja, sisteme za upravljanje vsebine komponent in upravljanje spletnih vsebin.
Kontrolne oznake navzgor so za več klasifikacij predmeta, vnaprej določene pooblastilne sezname oznak in povezovanje oznak z drugimi oznakami v sinonimni pripadnosti. Funkcije upravljanja oznak za vrtnarjenje navzdol so preimenovanje, brisanje, premikanje ali združevanje oznak. Ker oznake omogočajo navzkrižno sklicevanje na čudovito in bogato vsebino interneta, se potreba po upravljanju oznak povečuje.
Z rastjo internetnih spletnih mest obstajajo dolžnosti upravljanja spletnih mest, vključno s sledenjem obiskovalcem spletnih mest in tem, kaj počnejo, ko so tam. Ko lastnik spletnega mesta želi vedeti, kaj pritegne obiskovalce, je eden od načinov za sledenje temu vdelava oznak v osnovno kodo spletnega mesta. Brez ene standardne prakse za upravljanje oznak pa lahko to postane zmedeno. Sheme za upravljanje oznak so večinoma individualno razvite, pri čemer nekatere dovoljujejo javno označevanje, druge pa ne, nekatere pa dovoljujejo samo ustvarjalcu spletne strani, da določi oznake za iskanja. Primer javnega označevanja so spletna mesta za skupno rabo fotografij, na katerih lahko amaterski in profesionalni fotografi delijo fotografije in vsako fotografijo označijo s svojo izbiro oznak.
Označevanje znanja pomaga organizirati zbirke referenčnih materialov, digitalnih slik in dokumentov. Oznake za te se imenujejo oznake metapodatkov in so za uporabo v sistemih za upravljanje znanja. Ta vrsta organizacije ne zbira samo oznak, ampak ustvarja profile oznak hiperpodatkov in hiperpovezav, ki sledijo nitim znanja do pripisov in komentarjev. Oznake znanja se razlikujejo glede na vrsto shranjenega znanja; kot so konceptualno, dejansko, tiho, metodološko in pričakovano znanje. Vsi ti potrebujejo načrt upravljanja oznak.
Ljudje se vse pogosteje srečujejo s skoraj enakimi težavami v zvezi z oznakami in upravljanjem oznak. Nekatere organizacije imajo globalno distribucijo spletnih mest, vendar nimajo centralnega upravljanja oznak na teh mestih. Mnogi se soočajo z frustracijami z omejitvami za eno oznako, en projekt, en časovni okvir, drugi pa bi radi zamenjali prodajalca za svoje podjetje, a se potem soočajo s problemom upravljanja svojega časa, vloženega v oznake. Ker ni nobenega posebnega standarda za izraze, povezane z oznakami in upravljanjem oznak, ter z nenehno rastjo interneta, bo postalo vse bolj nujno izvajanje upravljanja z lahko razumljivimi definicijami izrazov, kategorizacijami oznak in praksami.
SmartAsset.