Upravljanje glavnih podatkov je zmožnost ustvarjanja skupne povezave do vseh ključnih podatkov z uporabo glavne datoteke. Glavna datoteka pa deluje kot prehod do vseh podatkov in služi kot skupna referenčna točka pri nadzoru uporabe podatkov. Uporaba upravljanja glavnih podatkov lahko pripomore k poenostavitvi postopka za izmenjavo skupnih podatkov med več različnimi oddelki ali ključnim osebjem, kar odpravlja potrebo po več kopijah istih podatkov na več različnih lokacijah po omrežju.
Upravljanje glavnih podatkov je lahko zelo koristno tudi pri urejanju dostopa do datotek tudi v bolj zapletenih okoljih. V primeru, da ima korporacija več pisarn na velikem geografskem območju, lahko uporaba MDM pripomore k hitremu in enostavnemu pridobivanju podatkov s katere koli lokacije. Pogosto se to doseže z uporabo šifriranih poverilnic za prijavo, ki zagotavljajo, da so podatki na voljo samo tistim, ki potrebujejo dostop do vključenih glavnih datotek. S tem modelom je mogoče, da se oddelki ali uradi sinhronizirajo z glavno datoteko, ki se vzdržuje na strežniku podjetja, in delajo z datotekami, ki so potrebne za opravljanje njihovih delovnih obveznosti.
Medtem ko bo uporaba upravljanja glavnih podatkov delovala za podjetja katere koli velikosti, je prava korist za večje korporacije, ki vzdržujejo več pisarn ali proizvodnih zmogljivosti. Namesto da bi vsako spletno mesto ustvarilo in uporabljalo ločene ključne podatke, model upravljanja glavnih podatkov omogoča vsem, da uporabljajo iste datoteke. To pomaga zmanjšati operativne stroške, povezane z vzdrževanjem omrežja, odpravlja del dela, ki je vključen v distribucijo informacij, in na splošno vodi do učinkovitejšega delovnega okolja za vse vpletene.
Lepota upravljanja glavnih podatkov je v tem, da je mogoče vzpostaviti glavne datoteke, ki zagotavljajo širok dostop do ključnih podatkov, pa tudi glavne datoteke, ki omejujejo dostop do določenih podatkov. Na primer, upravljanje glavnih podatkov se lahko uporabi za ustvarjanje glavne datoteke, ki prodajnemu osebju omogoča dostop do računovodskih podatkov o računih strank, dodeljenih vsakemu prodajalcu, hkrati pa preprečuje dostop do prodajnih podatkov, povezanih s strankami, ki jih oskrbujejo drugi prodajalci. Hkrati bi lahko imel regionalni vodja prodaje dostop prek upravljanja glavnih podatkov za ogled obračunanih prihodkov, ki so jih ustvarili vsi prodajalci v njegovi regiji. Direktor prodaje podjetja bi imel prek upravljanja glavnih podatkov dostop do informacij o vsaki prodajni regiji in njihovi ravni produktivnosti.