Upravljanje vladnih pogodb je postopek upravljanja dogovora o zagotavljanju blaga ali storitev med zasebno stranko in vladnim subjektom za izpolnjevanje zahtev glede izdatkov, zaposlovanja, vodenja evidenc in revizije, kot je predpisano v pogodbi. Te pogodbe imajo običajno pomembne pravne omejitve glede uporabe javnih sredstev glede načina porabe denarja in načina delovanja pogodbene stranke. Stroge civilne in kazenske sankcije so lahko posledica zlorabe, slabega upravljanja ali prilastitve državnih sredstev. Vodenje pogodbe skuša zagotoviti, da obstaja oseba, ki je seznanjena z zakonitostmi in ki vodi ustrezne evidence za dokazovanje skladnosti v primeru revizije.
Podjetje ali posameznik lahko sklene pogodbo s katerim koli vladnim subjektom v kateri koli jurisdikciji, če je vlada pooblaščena za sklepanje pogodb za blago in storitve iz zasebnega sektorja. V ZDA lahko podjetje sklene pogodbo z zveznimi, državnimi ali mestnimi vladami, če podjetje najprej preide skozi postopek, da postane odobren prodajalec pri vsakem vladnem organu. Državna naročila se na splošno štejejo za varen vir prihodkov zaradi majhne verjetnosti, da država ne bo izpolnila svoje obveznosti plačila, vendar so zahteve za upravljanje vladne pogodbe tako zahtevne, da številna mala podjetja niso sposobna izpolniti obveznosti. s pravnimi in računovodskimi obveznostmi.
Glavna skrb upravljanja javnih naročil je skladnost. Vsaka pogodba ima svoje parametre, ki izhajajo iz javnih ciljev in ciljev, vezanih na denar. Na primer, pogodba mestne uprave lahko zahteva, da vsaj 50 odstotkov ljudi, ki delajo na pogodbi, prihaja iz lokalnih skupnosti. Državna pogodba o izobraževanju lahko vključuje parametre uspešnosti, kot je doseganje določene stopnje uspešnosti. Te pogodbeno specifične zahteve je treba spremljati in dokumentirati, nekatere pogodbe pa zahtevajo redno poročanje o napredku pri doseganju teh ciljev.
Državna pogodba poleg posebnih zahtev vključuje implicitno obveznost spoštovanja predpisov te vlade glede porabe javnih sredstev. Na primer, prodajalec zvezne vlade v ZDA ne more diskriminirati pri zaposlovanju in mora upoštevati zvezne standarde za varnost pri delu. Podjetje, ki ima več pogodb v različnih jurisdikcijah, ima dejansko več strank z več računi in vsaka stranka in račun imata različne potrebe. Vsaka zahteva storitve upravljanja računov strank, kar je v tem kontekstu upravljanje javnih naročil.
Skrbniku pogodb ni treba imeti pravnega znanja, čeprav je lahko še posebej koristno. Upravljanje državnih pogodb je pogosto razdeljeno na pravne in računovodske odgovornosti. Pravno področje zagotavlja skladnost s pogodbenimi pogoji, kot so najem, varnostni standardi ali zavarovalne zahteve. Računovodske odgovornosti vključujejo zagotavljanje, da je poraba sredstev v skladu s proračunom oziroma predlogom cene, ki je bil predložen za pridobitev pogodbe, ter da se državni denar ne meša in se porabi le za dovoljene izdatke v odobrenih zneskih.