Upravitelj osebnih podatkov je elektronski zapisnik, vrsta sistema za arhiviranje, ki si ga včerajšnji vodstveni delavci želijo, da bi ga imeli na dlani. PIM, kot ga označuje njegova kratica, je lahko tako preprost kot programska aplikacija ali tako zapleten kot celotna naprava.
Običajne različice programske opreme za upravljanje osebnih informacij vključujejo Microsoft Outlook in Entourage, ki sta predvsem e-poštna programa, lahko pa nudita tudi storitve, kot so imeniki, koledarji, opomniki ter sledenje in shranjevanje podatkov. Druga vrsta programske opreme PIM je spletna različica, ki jo med drugim ponuja Yahoo!. Tukaj boste našli enake vrste storitev, kot jih ponujajo Microsoftovi izdelki, skupaj z nekaterimi značilnostmi, kot so glasba, filmi in igre. Microsoft ponuja svojo različico tega prek omrežja MSN. Na ta način mobilni telefoni simulirajo internetno pripravljene stroje.
Prednost spletnega upravitelja osebnih podatkov je prenosljivost: do svojih podatkov lahko dostopate tudi, če niste blizu svojega primarnega računalnika; to vam omogoča tudi sinhronizacijo vaših podatkov med napravami – kar na primer omogoča prenos podatkov iz osebnega računalnika v prenosnik ali iz prenosnika v ročni PIM. Pomanjkljivost spletnega PIM je, da zahteva internetno povezavo, kar pomeni, da je prenos podatkov nemogoč, če ste zunaj žičnega ali Wi-Fi območja.
Ročni PIM-ji so na voljo v razponu funkcionalnosti. Nekateri najosnovnejši v današnjem času so mobilni telefoni, ki so vse bolj podobni miniaturnim prenosnikom. V povezavi z največjimi spletnimi prisotnostmi številni proizvajalci mobilnih telefonov ponujajo pakete programske opreme, ki omogočajo funkcionalnost upravljalnika osebnih podatkov na poti kot še nikoli doslej. Nekateri od teh telefonskih PIM-jev imajo tipkovnice, ki so precej majhne, vendar lahko še vedno delujejo enako dobro kot različica polne velikosti na prenosnem ali namiznem računalniku. Izdelovalci telefonov se včasih zelo potrudijo, da skrijejo tipkovnico, tako da jo vstavijo v določen del telefona, na primer na spodnji del vmesnika, ali tako, da jo namestijo na vrh preklopnega telefona.
Bolj tradicionalen ročni upravljalnik osebnih podatkov je dlančnik ali osebni namizni pomočnik. To je običajno naprava, ki je večja od mobilnega telefona in vključuje tipkovnico in podatkovni priključek za povezavo z osebnim računalnikom. Eden najbolj znanih dlančnikov je Blackberry. Drugi je Palm Pilot. Ti dlančniki imajo tradicionalno več funkcionalnosti in pomnilnika kot mobilni telefoni.
Vse te naprave vam ne omogočajo le, da s seboj vzamete svoje pisarniške datoteke, temveč vam omogočajo tudi dostop do njih, če je potrebno, ne da bi bili odvisni od tradicionalne internetne povezave. S pomočjo čarovnije satelitske tehnologije lahko zdaj brskate po spletu brez žic in celo brez Wi-Fi. Upravitelj osebnih podatkov deluje kot dostopna točka.