Upravljanje ugodnosti vključuje ustvarjanje in upravljanje zaslužkov za zaposlene ter zagotavljanje sredstev za zaposlene, da se usposobijo za razumevanje, kako delujejo ugodnosti in katere vrste standardov morajo zaposleni izpolnjevati, da so upravičeni do ugodnosti. Pogosto se upravljanje ugodnosti izvaja v oddelku za človeške vire večjega podjetja, čeprav lahko manjša podjetja dodelijo funkcijo upravljanja ugodnosti drugim področjem ali posameznikom. Tukaj je nekaj ozadja o tem, kaj učinkovit skrbnik počne vsak dan.
Velik del dela skrbnika je namenjen usklajevanju načrta ugodnosti, ki je trenutno v veljavi. Upravljanje ugodnosti vključuje preživetje veliko dneva, da zagotovite nemoteno delovanje načrtov ugodnosti. To pogosto vključuje pregled kopičenja osebnih dni, dni počitnic in bolniških dni. Skrbnik bo poskrbel, da bo postopek dodajanja prostih dni na račun zaposlenega potekal v skladu z opredeljenim postopkom podjetja. Poleg tega bo skrbnik sodeloval z oddelkom za plače, da bi zagotovil, da je zaposleni plačan za vse odobrene dneve in da se ti dnevi odštejejo od ustreznega vira.
Nadalje, upravljanje dajatev pogosto vključuje nadzor zdravstvenega zavarovanja za kvalificirane zaposlene. To pomeni poskrbeti, da bodo plačila pri zavarovalnici izvedena pravočasno, prav tako pa poskrbimo, da je vsak usposobljen zaposleni, ki se želi vključiti v skupinsko kritje, ustrezno obdelan. Upravitelj bo odgovoren tudi za izvajanje načrta ugodnosti za nove zaposlene, ki opravijo poskusno dobo, ki jo zahtevajo številna podjetja, preden so upravičena do kopičenja plačanega dopusta in zdravstvenega zavarovanja.
Kadar program zaslužkov zaposlenih vključuje naložbeni ali upokojitveni program, bo osebje uprave za dajatve nadzorovalo tudi dnevno delovanje teh programov. To lahko vključuje zagotovitev odbitkov na plačilni listi za pomoč pri financiranju prispevkov, ki jih plača zaposleni, in zagotavljanje, da se vsa ustrezna sredstva, ki jih obljubi delodajalec, uporabljajo pravočasno. To postavlja administratorja v neposreden stik s finančnimi delavci podjetja, ki bodo z administrativno ekipo sodelovali v dobro vseh zaposlenih v podjetju, tako urnih kot plačanih.
Del upravljanja ugodnosti vključuje tudi interakcijo z zaposlenim. V vsakem trenutku bi se moral zaposleni imeti možnost sestati z administratorjem in pridobiti najnovejše informacije o statusu svojih zaslužkov. S tega vidika je skrbnik sredstvo komunikacije med podjetjem in zaposlenim. To se lahko zgodi tako, da zaposlenim omogočimo, da se pozanimajo, kadar želijo, in proaktivno zagotavljajo občasne posodobitve vsakemu zaposlenemu o statusu njihovih ugodnosti.
Pomembno je vedeti, da upravljanje ugodnosti ni vključeno le v skrb za dobrobit zaposlenih, ampak tudi za dobro počutje podjetja. V ta namen učinkovito upravljanje dajatev pomeni razvijanje programov ugodnosti, ki so dobri za zaposlene, vendar ne povzročajo nepotrebnega pritiska na podjetje, da izpolni te obveznosti. Zaradi tega skrbniki pogosto iščejo nove možnosti za ugodnosti in poskušajo najti programe, ki bodo zaposlenim zagotovili vsaj toliko, hkrati pa bodo stroški delodajalcev čim nižji.